Gestionnaire Frais de Déplacement H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Agen - 47 CDI- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Phase 1- Information et réglementation :
Préparation du dossier d'accueil des différents publics;
Accueil physique et téléphonique des différents publics (délégués de groupes, formateurs des établissements de l'administration pénitentiaire, personnels permanents de l'Ecole, tuteurs de stages des élèves effectuant des stages hors institution);
Gestion des mails et réponses aux agents (rotation journalière au sein de l'équipe);
Transmission des informations auprès du Service Billetterie.
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Phase 2- Préparation des dossiers, calcul et mise en paiement :
- Relance des agents ou des établissements dès la fin du stage pour la promotion concernée;
- Préparation et saisie les demandes d'avance d'indemnités transmise par l'unité de formation;
- Vérification des pièces et préparation du calcul des états de frais de déplacement : transport, indemnités de stage ou de mission conformément à la réglementation;
- Saisie des dossiers sur le logiciel de gestion financière des déplacements (GFD) :
- Import des missions et des agents par le biais de l'application interne VIOLETTE,
- Travail en binômagepour la saisie et le contrôle des dossiers,
- Mandatement et mise en paiement,
- Classement des différentes pièces rattachées à chaque groupe ou promotion;
- Gestion des pièces et dossiers sous format numérique.
Activités complémentaires :
Participation aux interventions auprès des promotions nouvellement arrivées.
Lorsque l'activité de l'Unité l'exige (périodes creuses et conditions exceptionnelles), une entraide est sollicitée entre les agents des deux services.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Connaissances
Notions relatives à la réglementation en matière commande publique (GBCP) et connaissance de l'Administration pénitentiaire
Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook)
Aisance avec l'utilisation d'applications et logiciels
Savoir-faire
Polyvalence, adaptabilité
Entretien des relations clients/élèves
Travail en réseau interne et externe (dont prestataires de services)
Esprit d'autonomie, tout en sachant rendre compte à la hiérarchie et en s'appuyant sur l'expérience de ses collègues en cas de besoin
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Savoir-être
Sens du service public
Dynamisme et réactivité
Méthodologie et organisation
Travail en équipe et qualités relationnelles
Maîtrise de soi et gestion du stress lors des pics d'activité
Loyauté, respect de la hiérarchie, discrétion
Infos complémentaires
Non renseigné
- Agen - 47
- CDI
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