Chef du Pôle Archives Rh4 H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Paris 19e - 75 CDI- Bac
- Service public d'état
Détail du poste
L'effectif du pôle archives est composé de 4 agents sous la responsabilité du chef de pôle. Celui-ci a pour mission de superviser l'activité du pôle en lien direct avec la chefferie de section.
A ce titre et sous l'autorité de la chefferie de section, il assure l'encadrement du pôle concerné pour toutes les questions relatives à la gestion de la chaîne archivistique, dans le cadre de la gestion des dossiers administratifs de l'ensemble des agents de la Direction de l'administration pénitentiaire : la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives courantes.
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Il a également pour missions de rédiger les bordereaux de versements pour les archives intermédiaires et d'élimination réglementaires en suivant les procédures existantes et dans le respect des consignes des référentiels de conservation.
Il est chargé de la formation de son équipe afin d'archiver le fonds de documents administratifs en attente de traitement présents en magasin d'archives, de les verser aux dossiers des agents et / ou de procéder à leur destruction en fonction de leur nature, dans un objectif de complétude des dossiers administratifs.
Nécessairement, le chef de pôle travaille en lien étroit avec les bureaux producteurs des pièces administratives et assure leur sensibilisation sous forme d'opérations de communication et de formation quant aux questions d'ordres archivistiques.
En sa qualité de chef du pôle archives, il a la responsabilité des espaces de conservation d'archives.
Ce pôle a en charge la gestion des dossiers administratifs de l'ensemble des agents de la Direction de l'administration pénitentiaire (environ 45 000 dossiers). A cet effet il :
- Traite le classement, l'acheminement et le versement des pièces administratives aux dossiers individuels des agents;
- Répond aux demandes de communications internes des dossiers administratifsau sein des différents bureaux de la sous-direction RH ;
- Assure les versements des dossiers des agents sortis du service vers le service archives du secrétariat général.
Ces tâches demandent de la rigueur et de la méthode pour la réalisation de l'archivage et le suivi des communications internes dossiers, ainsi qu'un bon sens relationnel car ce poste nécessite également de nombreux contacts avec les agents des quatre sous-directions composant la DAP.
Le profil recherché
Connaissances
Maîtrise des outils informatiquesExcel, Word, Outlook
Notions des règles statutaires en matière de droit de la fonction publique
Compréhension des procédures réglementaires
Savoir-être
Sens du contact
Discrétion
Réactivité
Pédagogue
Esprit de précision et de rigueur
Savoir-faire
Compétences managériales
Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
Sens de l'organisation, rigueur
Capacités d'analyse et de synthèse
Respect de la confidentialité
Techniques archivistiques
Capacités d'analyse et de synthèse
Capacités d'animation, de coordination et de communication
Obligation de réserve et astreinte au secret professionnel
Techniques de conduite du changement
Connaissances des principes généraux du Code du patrimoine
Connaissance des gestes et postures pour l'acheminement des archives
Infos complémentaires
Non renseigné
- Paris 19e - 75
- CDI
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