Responsable Administratif·ve Adjoint·ve de Composante H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
MISSION
Assurer, sous l'autorité du RAC, le soutien aux missions de l'UFR ainsi que la coordination, l'animation et le lien fonctionnel avec les secrétariats pédagogiques des 4 départements de l'UFR LLD.
Le poste est rattaché au responsable administratif de l'UFR. Il/elle seconde efficacement et vient en soutien de l'activité du RAC. Il/elle est le référent du personnel administratif de l'UFR, en cas d'absence du RAC.
A ce titre, il/elle met en place les actions de sa hiérarchie notamment dans le suivi des formations et la coordination des secrétariats pédagogiques des départements de l'UFR LLD.
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ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Soutien à sa hiérarchie dans les missions confiées en appui de la gestion de la direction de l'UFR LLD
- Organiser et suivre le travail des équipes en veillant à l'accomplissement des missions en fonctions des pics d'activité pour garantir le respect des calendriers de gestion des différentes campagnes (ecandidat, PARCOURSUP, IA, IP, SNW)
- Coordonne et centraliser l'information relative à la constitution et la tenue des jurys dans les départements
- Responsable de l'adéquation entre les capacités d'accueil, les effectifs étudiants, leur répartition en groupe et les moyens pédagogiques de l'UFR, il/elle est chargé.e de :
- Réaliser des prévisions d'effectifs par niveau d'études en fonction des flux prévisibles («montées pédagogiques », redoublants, candidats externes) et leur variation attendue et/ou souhaitée ;
- travailler sur un suivi statistique et d'indicateurs sur le potentiel enseignant
- Veiller à l'application des normes relatives à la taille des groupes et des enseignements et émettre les propositions de suppression ou de dédoublement qui en découlent.
- En vue de prévenir les contentieux, il/elle est responsable de la régularité formelle des actes de l'UFR opposables à l'étudiant et de l'application des règles de conservation et de communication des documents administratifs.
Le/la responsable administratif.ve adjoint.e :
- Assiste en tant que de besoin au comité de direction et au conseil de gestion de l'UFR
- Assiste en tant que de besoin aux différents conseils de perfectionnement des départements (LLFL/LGC/ILPGA/DFLE)
- Participe aux réunions de travail organisées par les services centraux notamment la scolarité centrale (élaboration des calendriers des tâches, harmonisation et évolution des procédures administratives, suivi de la réglementation).
- Il/elle travaille en collaboration avec le responsable du pôle études.
- Il effectue un travail collaboratif avec le responsable du pôle études et son gestionnaire et notamment, dans le suivi de l'offre de formation et dans le suivi APOGEE/PEGASE.
- Il/elle concoure activement à mettre en place toutes les procédures et opérations de gestion concernant la nouvelle offre de formation (NOF/ 2025- 2029).
Le profil recherché
Connaissances :
- Connaissances de la réglementation en matière de formation (conditions d'inscription, modalités pédagogiques, modalités de contrôle de connaissances et de délivrance des diplômes).
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décisions au sein de l'établissement et de l'enseignement supérieur
- Connaissances juridiques (droit public)
Compétences opérationnelles :
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· Capacité d'analyse et de synthèse
· Capacités rédactionnelles
· Aptitude avérée à la coordination
· Maîtrise des outils bureautiques (Word / Excel (bonne maîtrise))
· Maîtrise d'APOGEE
· Respect des calendriers de gestion
· Animation d'équipe
· Coordination
· Gestion des conflits
· Capacité à gérer et suivre les dossiers complexes
Compétences comportementales :
· Aisance relationnelle
· maîtrise encadrement fonctionnel
· Capacité à soutenir sa hiérarchie
· Capacités relationnelles
· Autonomie
· Rigueur
· Réactivité
· Diplomatie
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
Bac +2 (BTS, DEUG, DUT)
Infos complémentaires
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Estimation basse
36 000 € / an 3 000 € / mois 19,78 € / heureSalaire brut estimé
49 200 € / an 4 100 € / mois 27,03 € / heureEstimation haute
63 000 € / an 5 250 € / mois 34,61 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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