Secrétaire de la Section Courrier - Secrétariat Commun de la Direction des Affaires Civiles et du Sceau H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Au sein du pôle secrétariat commun, et sous l'autorité du responsable du pôle secrétariat, le secrétaire de la section courrier, en lien avec le responsable de section, assurera les missions suivantes prioritairement dévolues à sa section :
- D'assurer la gestion et le suivi des courriers parlementaires (CP) et des questions écrites des parlementaires (QE);
- D'assurer la gestion et le suivi des courriers des particuliers (répartition et distribution, mise à jour du tableau de suivi, mise sous pli et envoi des courriers en réponse notamment)en lien avec le pôle requêtes du cabinet du directeur ;
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- Mettre en forme et assurer le suivi des parapheurs comportant des courriers à signer ;
- Administrer pour la direction les applicatifs associés, en particulier pour l'attribution des droits d'accès à l'ensemble de ses agents (Réponses et Messager ou son successeurs pour les courriers notamment);
- D'assurer la réception, la répartition et la distribution physique du courrierreçu par les services de la direction ;
- D'assurer la mise en forme, la mise sous pli et l'expédition du courrier préparé par les services de la direction;
- De procéder à l'archivage de la documentation produite par les services de la direction.
En lien quotidien avec la seconde section, il/elle devra également assurer les activités suivantes :
- La planification et l'organisation matérielle de réunions (réservation de salle, invitation des participants, mise en place des salles de réunion - café, ponts de visioconférence, accueil physique des visiteurs notamment);
- La gestion des commandes de fournitures, codes et ouvrages pour les services de la direction ;
- L'impression et constitution de dossiers pour le directeur;
- La mise à jour de l'annuaire des professions établi par la direction ;
- La gestion et le suivi des demandes d'avis dans le cadre de l'attribution de distinctions honorifiques (légion d'honneur, ordre national du mérite, palmes académiques) ;
- Le traitement et le suivi des demandes de renseignements sur les candidats à un recrutement en tant que magistrat à titre temporaire (MTT) ou avocat honoraire exerçant des fonctions juridictionnelles (AHFJ);
Outre les missions mentionnées ci-dessus et en tant que de besoin (congés et surcharge d'activité notamment), le secrétaire de section pourra être amené à réaliser les missions dévolues à la seconde section du pôle (section texte).
Une permanence du soir est également mise en place entre tous les agents du pôle secrétariat commun, permettant la présence d'un agent jusqu'à 18h30 (permanence tournante et établie selon un planning).
Le profil recherché
Connaissances
Maîtrise des outils informatiques
Connaissance de l'organisation du ministère
Connaissance des circuits et procédure administrative
Savoir-faire
Gestion et rigueur dans le suivi des dossiers
Polyvalence
connaissance de SOLON et Messager
Savoir-être
Organisation, capacité d'adaptation, réactivité
Travail en équipe
Sens de la hiérarchie, discrétion, disponibilité
Sens des relations humaines, et esprit d'initiative
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience en administration centrale ou en juridiction serait un plus
Infos complémentaires
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Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
24 500 € / an 2 042 € / mois 13,46 € / heureEstimation haute
30 700 € / an 2 558 € / mois 16,87 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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