Responsable de Secrétariat - Sdfip H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Paris 19e - 75

CDD

Résumé de l'offre

Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public d'état

Détail du poste

Le titulaire du poste assure la gestion du secrétariat mutualisé de la sous-direction, en lien avec les deux autres assistantes que le titulaire du poste encadre et dont il assure la coordination de l'activité.

A cet égard, ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes
- Gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l'agenda électronique)
- Gestion de l'organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestations, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
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- Gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec l'agence de voyages dédiée au ministère
- Gestion de la boite structurelle du secrétariat mutualisé
- Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote
- Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant de la sous-direction
- Commande de matériels et demande d'intervention informatique
- Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations
- Gestion des parapheurs en interne et externe via l'application Messager
- Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers
- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation).

Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par la sous-directrice et son adjoint.

Le profil recherché

Connaissances

Connaissance de la fonction publique, le cas échéant de l'institution judiciaire
Bonne maîtrise de l'outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook...

Savoir-faire
Avoir le sens de l'organisation et de la méthode

Savoir anticiper et prioriser

Savoir rendre compte et travailler en équipe

Avoir des capacités rédactionnelles
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Avoir une bonne expression écrite et orale

Savoir-être
Faire preuve de rigueur

Savoir gérer l'urgence et faire preuve de réactivité

Avoir le sens des relations humaines et de l'accueil

Faire preuve d'une parfaite discrétion professionnelle

Être force de proposition et avoir l'esprit d'initiative

Respecter la confidentialité et le devoir de réserve

Avoir le sens du service public

Avoir des capacités d'adaptation

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Expérience d'au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat.

Infos complémentaires

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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

36 000 € / an 3 000 € / mois 19,78 € / heure

Salaire brut estimé

49 200 € / an 4 100 € / mois 27,03 € / heure

Estimation haute

63 000 € / an 5 250 € / mois 34,61 € / heure

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Responsable de Secrétariat - Sdfip H/F

Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Paris 19e - 75
CDD

Publiée le 21/03/2025 - Réf : 2025-1828817

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