Gestionnaire Prestations Projets H/F Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.

Détail du poste

Les Gestionnaires Prestations Projets (GPP) assurent le rôle d'assistantes de Manageurs d'Affaires (MA) en leur apportant le soutien administratif nécessaire dans la gestion des projets qu'elles suivent.
Le poste occupé nécessite une forte interface avec les entités (notamment les Unités de Management et le Service de Soutien de la Flotte) chargées des finances et de la comptabilité pour la gestion de la mise en place des financements et des engagements sur les prestations gérées.
Les GPP traitant des dossiers de prestations au profit de clients hors DGA (payantes ou non) s'assurent du respect des directives relatives au processus S-CAT VEN et participent à la tenue des objectifs correspondants.
Les GPP sont garantes de la mise à jour de l'outil TOCATA (Affaires et Production) pour tous les dossiers suivis et ce, conformément aux documents de référence (notamment le mode opératoire DGA TN n° 119 "Saisie sous TOCATA à DGA TN").
- Soutien d'une douzaine de MA.
- Gestion et suivi administratif d'environ 50 projets représentant environ 20 Meuros de chiffre d'affaire.
- Participation aux mises à jour régulières (mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles) des tableaux de bord du centre pour la partie concernant la sous- direction affaires.
- Participation à l'élaboration des plans prévisionnels à moyen terme (PMT) pour les projets suivis.
- Cohérence avec les procédures et objectifs du processus S-CAT VEN pour les prestations au profit de clients hors DGA
La GPP réalise le suivi administratif des prestations qui lui sont confiées :
- L'ouverture des dossiers et la gestion administrative des dossiers de prestations
- La saisie et l'entretien des données dans Tocata
- L'élaboration des fiches de prestations (ou projets de contrats pour les prestations payantes)
- La mise à jour régulière des prévisions conformément aux données fournies par les MA
- L'édition des fiches de prestations (ou projets de contrats pour les prestations payantes) et leur présentation à SDA/SP
- La gestion et l'élaboration des PVA et factures des prestations
- Les bilans financiers et suivis de consommation
La gestion des projets s'appuie sur un outil informatique de gestion de projets : TOCATA (Affaires et Production).
La GPP assure les mises à jour correctes des données dans TOCATA en cohérence avec les consignes métier du centre pour l'ensemble des projets de son portefeuille.
En accord avec le MA, la GPP peut le suppléer dans certaines tâches.
La gestion des prestations dans Tocata se fait en étroite collaboration avec les personnels de l'entité chargés plus particulièrement de la planification et de la gestion de la production
Des bilans globaux sont à produire à l'occasion de l'élaboration des tableaux de bord du centre (partie concernant la sous- direction affaires) et des revues de projets ou des revues affaires et production au profit des MA ou du chef d'entité
Des tâches d'analyse et de synthèse ponctuelles de nature transverse en soutien au SDA ou de