Gestionnaire des Réservations d'Espaces H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Loos - 59 CDI- Bac
- Service public d'état
Détail du poste
Le-la gestionnaire des réservations d'espaces a pour mission principale d'assurer la gestion des réservations des salles et espaces des 2 bâtiments au moyen du logiciel ADE, et en collaboration avec un.e collègue (130 espaces)
Il-elle traite également les demandes de réservation via l'adresse courriel générique du service
Il-elle gère la réservation de la flotte des véhicules du département via un logiciel interne
Il-elle assiste la responsable du service dans l'organisation de la location des espaces pour des congrès, cérémonies, séminaires,
concours, tournages etc
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Activités principales et associées
- Attribuer des espaces d'enseignement, d'examen et de réunion, en fonction des calendriers annuels, des disponibilité des espaces, matériels et des ressources humaines.
- Apporter assistance et conseil aux secrétariats pédagogiques pour l'utilisation du logiciel pour les demandes de réservation de salles pour les enseignements et l'élaboration des emplois du temps
- Suivre et traiter les demandes de réservations via la boite mail du service et relancer si nécessaire les interlocuteurs concernés
- Gérer les réservations de véhicules
- Gérer les réservations de véhicules
- Organiser les prêts de matériels selon les catégories d'événements, en lien avec les autres services (audiovisuel, logistique, communication etc.)
- Assurer une continuité du service en assistant et /ou suppléant la collègue référente des examens, cérémonies et des locations de salles d'après-thèse
- Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
- Appliquer les procédures et règles de classement
Les activités présentées sont évolutives et s'inscrivent dans la construction des différents services de l'UFR3S.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Connaitre lorganisation et fonctionnement de l'université et de son environnement
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance des règles et des techniques de gestion administrative
- Connaissance de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
- Méthodologie de la logistique
Savoir-faire opérationnels
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- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Capacités d'organisation et de gestion polyvalente des tâches
- Rendre-compte à sa hiérarchie
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (la connaissance du logiciel ADE serait un plus).
- Travailler en équipe
Savoir-faire comportementaux
- Ponctualité, disponibilité, réactivité et sens du contact
- Savoir travailler en équipe et être méthodique, rigoureux et organisé dans la gestion des processus.
- Savoir anticiper et s'adapter aux évolutions, aux changements, aux imprévus et disposer d'un bon sens de l'écoute et de l'observation
* Rigueur et discrétion
Domaines de formation et expériences souhaitables
Diplôme de niveau 4
Une première expérience en établissement scolaire ou universitaire serait un plus
Des formations à l'utilisation des outils spécifiques et à la connaissance de l'université sont proposées lors de la prise de poste.
Infos complémentaires
Non renseigné
- Loos - 59
- CDI
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