Poste d'Adjoint Administratif de Renfort 50% CDD H/F Fonction publique Hospitalière

Détail du poste

Description du contexte/environnement du poste

Le Pôle médico-social est composé de l'ITEP de St Venant et de la MAS de Béthune

MAS : Maison d'Accueil Spécialisée

ITEP : Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique

Contexte de travail :

· Travail de jour 50 % (1semaine sur 2 jours et 1 semaine sur 3 jours)

Missions générales

L'adjoint administratif est chargé de l'exécution des tâches administratives relatives au bon fonctionnement des structures du pôle médico-social.
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Missions principales et activités :

· Accueil des personnes (familles, partenaires...),

· Gestion administrative des entrées/sorties des résidents,

· Gestion des états de présence des résidents (internat/accueil de jour),

· Gestion des états trimestriels de présence (CPAM),

· Participation à l'utilisation de Via Trajectoire,

· Mise en oeuvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi,

· Suivi des enquêtes,

· Gestion des régies administratives,

· Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement,

· Gestion du logiciel CHRONOS,

· Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes),

· Gestion documentaire,

· Organisation de réunions, commissions spécialisées,

· Prise de notes, mise en forme de documents,

· Rédaction de notes, documents et/ou rapports,

· Rédaction annuelle des rapports d'activités,

· Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda,

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,

· Réception du courrier,

· Traitement des courriers, dossiers, documents,

· Organiser et contrôler les dossiers des usagers,

· Classement, archivage,

· Traitement des mandats et demandes patrimoine,

· Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques,

· Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d'établissement.

Missions spécifiques ITEP :

· Gestion des taxis,

· Participation préparation pré-rentrée.

Caractéristiques particulières du poste

· Maîtrise des logiciels Excel et Word

Responsables fonctionnels/Liens privilégiés

Liaison hiérarchique :

· Directeur de l'Offre Médico-Sociale,

· Cadre Supérieur Socio Educatif

· Coordinatrice Educatif

Relations fonctionnelles :

· Equipes administratives,

· Thérapeutique,

· Pédagogique,

· Educatives.

Compétences attendues et souhaitées

· Capacité d'écoute,

· Capacité d'adaptation,

· Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,

· Sens des responsabilités,

· Autonomie et capacité à prendre des initiatives,

· Faire preuve de discrétion professionnelle,

· Capacité d'analyse et d'organisation.