Gestionnaire Administrative-If Mi-Temps H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris - 75 CDI Temps partiel- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Missions
Appui au Directeur français de Chimie Pékin :
- Gérer des missions des Directeurs (Directeur, Directeur-adjoint);
- Organiser les réunions de pilotages du Consortium;
- Gérer les séjours courts en mobilité en France des étudiants de Chimie Pékin;
- Interagir avec les assistant(e)s administratifs(-ives) francophones à Chimie Pékin (BUCT).
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Assistance aux dossiers RH des personnels en contrat avec Chimie Pékin :
- Réaliser et mettre en oeuvre le contrat du Directeur, et du Directeur-adjoint français à Pékin, et des contrats de professeurs agrégés séniors (jusqu'à 3 professeurs);
- Réaliser des dossiers RH des professeurs agrégés juniors (jusqu'à 3 professeurs) et des professeurs français de FLE (jusqu'à 5 professeurs) si vacations (établissement d'un fichier des heures complémentaires à payer, suivi dans tableur, contrôle des BS);
- Contrôler le journal de paie des personnels Chimie ParisTech-PSL à Chimie Pékin (jusqu'à 6 personnes avec le/la gestionnaire);
- Préparer les dossiers RH des intervenants pédagogiques Chimie ParisTech-PSL (établissement d'un fichier si heures complémentaires à payer, suivi dans tableur, contrôle des BS);
- Contrôler les BS (suivi des changements d'indice).
Gestion financière :
- Suivre le remboursement des dépenses sur la plateforme BdC, des services faits;
- Mettre à jour le suivi dans les tableaux des dépenses de fonctionnement;
- Préparer du budget prévisionnel annuel;
- Créer les profils «agents» / fournisseurs dans le logiciel SIFAC;
- Facturer BUCT selon accord financier signé entre BUCT et le Consortium;
- Facturer les partenaires industriels qui soutiennent Chimie Pékin;
- Appeler les cotisation annuelles des 5 écoles du Consortium,
- Établir des BdC pour dépenses annuelles des Coordonnateurs du Consortium, services faits, gestion et suivi dans tableur,
- Établir des BdC pour paiement des interventions pédagogiques (Flying profs), services faits, gestion et suivi dans tableur,
- Suivre les dépenses de fonctionnement, masse salariale, et investissement;
Missions et déplacements :
- Préparer les OM annuels des personnels Chimie ParisTech-PSL) à Chimie Pékin;
- Préparer les OM mensuels et états liquidatifs, avance et solde des perdiems en septembre et janvier;
- Préparer les OMdes missions courtes d'enseignement et de direction;
- Gérer la réalisation d'avances de frais de mission, règlement du solde en retour de mission;
- Gérer la relation avec l'agence de voyage du marché;
- Gérer les frais liés à la mission;
- Suivre les missions des flying professors à Pékin (documents administratifs, visas, le cas échéant, frais engagés et refacturation).
Le profil recherché
Savoir
Connaissance générale des techniques de gestion administrative;
Notions de base en gestion budgétaire et comptable;
Rechercher l'information, la vérifier, et la classer;
Savoir-faire
Autonomie dans la planification et la gestion des tâches;
Travailler en collaboration avec des interlocuteurs externes/ internes;
Informer et rendre compte;
Utiliser les logiciels de bureautique;
Afficher la suite
Utiliser les logiciels de gestion (SIFAC);
Capacités rédactionnelles.
Savoir-être
Sens relationnel;
Sens de la communication;
Discrétion;
Rigueur.
Infos complémentaires
Non renseigné
- Paris - 75
- CDI
- Temps partiel
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