Adjoint en Gestion Administrative H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Bordeaux - 33 CDI- 23 328 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Les missions du poste
Vous occupez deux postes de 50%.
Le Premier poste concerne la gestion des services d'enseignement et les dossiers de recrutement en appui de la chargée de la gestion des heures d'enseignement.
- Instruire les dossiers déposés via l'application eVacataires en vérifiant la régularité juridique et administrative
- Assurer le suivi et la coordination de l'intégrité de la procédure de suivi des heures d'enseignement dans le cadre de l'application SGSE (Système de Gestion des Services d'Enseignements)
- Saisir et attester des heures mensuelles effectuées par les vacataires d'enseignement
- Gérer les dossiers de contrats étudiants/tuteurs et assurer le suivi des heures
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Le deuxième poste concerne la gestion des réservations des locaux sur le site de la Victoire en appui de la gestionnaire des locaux d'enseignements.
A ce titre l'adjoint.e en gestion administrative devra :
- Traiter les demandes de réservation de locaux du site Victoire émanant de l'ensemble des structures hébergées sur ce site et de toute autre structure de l'Université ou extérieure, souhaitant réserver des locaux sur ce site; et
ce dans le respect des procédures.
Le poste requiert une grande discrétion et une disponibilité renforcée lors des pics d'activités.
Le profil recherché
Compétences demandées :
- Instruire les dossiers en vérifiant leur régularité administrative et juridique
- Mettre en oeuvre des procédures de gestion administrative
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Assurer le suivi des Heures complémentaires sur SGSE
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif
- Accueillir et renseigner le public
- Savoir utiliser le logiciel ADE serait souhaité
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Savoirs généraux et spécifiques :
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Faire preuve de rigueur, de réactivité et d'organisation
Savoirs sur l'environnement professionnel :
- Connaissances de l'organisation de l'Université de Bordeaux et de sa gouvernance
- Connaissance de l'offre de formation du Collège Sciences de l'Homme
Une première expérience dans ces différentes missions serait appréciée.
Bienvenue chez Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
L'adjoint.e en gestion administrative est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la RAF du Collège Sciences de l'Homme.
Infos complémentaires
23 328 €
- Bordeaux - 33
- CDI
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