Chargé de Suivi Administratif du Département Apprentissage H/F Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Lille - 59 AlternanceSalaire alternance
-
La rémunération en alternance varie en fonction de l'âge et du niveau d'études du candidat.
- 486,49 - 1 801,80 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Nous sommes à la recherche d'un Chargé de suivi administratif, vos missions incluront les éléments suivants :
Assurer les activités de secrétariat
- Gérer les adresses génériques du Département Apprentissage
- Préparer, gérer et suivre les dossiers administratifs
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d'information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes rendus, rapports...), les reproduire, les diffuser
- Prendre en charge les demandes, les traiter et/ou les confier aux agents concernés
- Assurer la logistique des réunions
- Organiser et mettre en oeuvre des actions de communication
- Assurer les contacts avec les UFA et les personnels CFAa (conventions, communications diverses...)
- Contribuer à la mise en place des projets d'animation territoriale
- Assurer des missions de représentation du Département Apprentissage (réunions organisées par des partenaires locaux)
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Organiser et gérer la mise en oeuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif
- Elaborer et suivre la mise en place des conventionnements passés avec les établissements réalisateurs d'apprentissage (préparation du publipostage, réception et envoi des documents, suivi, classement, relances...)
Prendre en charge et gérer des demandes d'ordre pédagogique
- Mettre en place et déployer le Conseil Académique de la Vie des Apprentis (CAVA)
Travailler en collaboration avec les services financiers
- Être présent(e) lors des dialogues de gestion
- Suivre la consommation de manière régulière
- Suivre la consommation prévisionnelle par diplôme et par formateur vs consommation réelle
Assurer la gestion des projets
- Gérer et suivre les projets en lien avec la Cheffe du Département
Contribuer au système de management de la Qualité (SMQ-EDUFORM)
- Mettre en place les enquêtes de satisfaction à destination des UFA et diffuser les résultats
- Respecter les procédures qualité du service
- Relever les non-conformités en vue d'alimenter le plan d'amélioration du SMQ
Cette offre vous offre l'opportunité de jouer un rôle clé dans la mise en oeuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif et de contribuer activement aux différentes demandes d'ordre pédagogique.
Le profil recherché
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 dans le domaine administratif et avez acquis une expérience professionnelle significative de deux ans.
Votre maîtrise des techniques de communication écrite et orale vous permet de transmettre efficacement les informations et d'interagir de manière claire avec vos interlocuteurs.
Vous savez mettre en oeuvre des procédures et des règles, et apporter des réponses adaptées aux besoins spécifiques des personnes que vous accompagnez. Vous respectez les délais contraints et faites preuve d'une grande rigueur dans votre travail.
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Votre aisance rédactionnelle et votre capacité à rendre compte de manière précise et claire démontrent votre professionnalisme.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les bases de données, ce qui vous rend opérationnel(le) au quotidien.
Votre capacité à travailler en équipe est avérée, et vous savez collaborer efficacement avec vos collègues.
Vous faites preuve d'autonomie et de sens de l'initiative, ce qui vous permet de prendre en charge vos tâches de manière indépendante.
Vous êtes reconnu(e) pour votre précision, votre rigueur et votre fiabilité, et vous possédez un excellent esprit de synthèse.
Vos qualités relationnelles vous permettent d'établir des relations de confiance avec les individus que vous accompagnez, et votre adaptabilité vous aide à faire face aux changements et aux nouvelles situations.
Infos complémentaires
Non renseigné
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