Technicien·ne en Gestion Administrative et Appui au Pilotage Opérationnel à la Direction du Patrimoine H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Toulouse - 31 CDI- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine et de l'assistant-ingénieur, vous exercez des missions de gestion administrative et d'appui au pilotage auprès des équipes de la direction du Patrimoine. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des fonctions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.
Vous êtes en charge de :
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Sécurisation des actions de la direction
· Contribuer à l'organisation et au respect des circuits décisionnels
· Participer à l'élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine
· Suivre les procédures de déclaration de sinistres auprès des assurances
· Contribuer à la collecte des indicateurs de la direction et à l'analyse des coûts immobiliers
· Assurer une circulation efficace de l'information
Gestion des conventions d'occupation de locaux (en lien étroit avec la Direction des Affaires Juridiques)
· Rédiger, réviser et mettre à jour les conventions en fonction des besoins de l'organisation (laboratoires, composantes) et des réglementations en vigueur.
· Mettre à jour la base de données et les tableaux de bord pour garantir une vision globale des conventions en vigueur
· Contribuer à l'analyse des indicateurs de performance relatifs à la gestion des conventions
Budget et finances (en lien étroit avec la Direction des Finances)
· Contribuer au suivi des besoins financiers pour l'entretien, la maintenance, l'exploitation et les opérations de travaux. Suivre et analyser les consommations de crédits.
· Etablir des projets de commande, sur la base des devis transmis par les chargés d'opération ou de travaux.
· Participer à l'élaboration du bilan annuel mettant en perspective l'activité de la direction
· Apporter son appui au montage de dossiers de financement de travaux
· Nota : les engagements, les dépenses et les opérations dans l'applicatif SIFAC ainsi que les conventions financières des opérations immobilières sont gérés par la Direction des Finances
Autres missions
· Contribuer au suivi de la bonne exécution des marchés en cours, dans leur dimension opérationnelle
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes, des entreprises et des usagers
· Assurer la suppléance de l'assistante de la direction
Le profil recherché
Connaissances :
- Très bonne connaissance de la gestion administrative et financière
- Connaissance de l'organisation de l'ESR
- Très bonne utilisation des logiciels bureautiques (Pack Office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Techniques et méthodes du travail collaboratif/coopératif
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs, capacité à analyser des données
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- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Sens de la relation à l'usager
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l'écoute
Diplômes requis : BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou équivalent
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans
Infos complémentaires
Non renseigné
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- CDI
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