Econome Chef - Fe d'Un Petit Service Économat H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Villepinte - 93 CDI- 27 350 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
IFSE : 2
Vous encadrez le service de l'économat de l'établissement pénitentiaire composé de 2 à 3 adjoint(e)s administratif(ve)s et de vous-même. Ce service est chargé de la gestion et du suivi du budget de l'établissement. Au quotidien, il passe notamment les commandes demandées par les différents services :
- Rechercher les produits ou prestations qui correspondent au besoin, avec le souci d'un bon rapport qualité-prix
- Contacter les fournisseurs
Afficher la suite
- Ouvrir un dossier administratif pour conserver les documents retraçant l'achat
- Editer le bon de commande et le faire signer par le responsable
- Transmettre le bon de commande signé à la direction régionale avec le logiciel «Chorus-formulaires»
- Suivre le dossier informatiquement et répondre aux «fiches com'» de la direction régionale
- A réception de la validation du bon de commande, confirmer la commande auprès du fournisseur
- Relancer le fournisseur en cas de retard et inviter le service demandeur à patienter
- Organiser la livraison (date et heure à convenir avec le transporteur, prévenir la porte d'entrée...)
- Faire remonter tout problème persistant à votre responsable
- A réception, contrôler le bon état de la livraison et récupérer le bon de livraison
- Manutention des articles livrés, au besoin avec un collègue
- Stocker la marchandise et prévenir le service qui avait demandé la commande pour la récupération
- Saisir le «service fait» et contacter le fournisseur pour qu'il dépose sa facture sur le site «Chorus-pro»
- Répondre aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à déposer leur facture par voie dématérialisée
- Garder une trace informatique de l'achat et archiver le dossier administratif
En outre, le service est occasionnellement chargé d'accomplir des tâches connexes aux achats :
- Surveillance des stocks et alerter pour ne pas tomber en pénurie (papiers...)
- Saisie des demandes de billets de train (formations...) sur «Chorus-DT»
- Organisation du stockage dans plusieurs lieux de l'établissement
- Assistance à la préparation des réceptions et buffets (1 à 2 x / an)
- Rangement des réserves
- Aller chercher des articles en supermarché et des colis / recommandés à la Poste (avec une voiture de service)
- Collecte et saisie des données de commande (tailles) des agents pour les dotations d'uniforme
- Distribution des uniformes à réception (1 fois 15 jours dans l'année)
Vous organisez donc l'activité de votre service pour que ces missions soient accomplies au mieux par vous-même et les adjoint(e)s administratif(ve)s. Vous aidez ceux-ci à progresser dans leurs fonctions, et vous validez leurs demandes de congés.
En outre, à l'aide du logiciel «S4/Hana» (anciennement Chorus Coeur), vous faites 1x / mois des extractions de données qui permettent de suivre l'état des dépenses, et vous permettent de suivre le budget avec le responsable administratif et financier et de préparer avec lui 2 à 3x / anles tableaux (Excel) de remontée et de prévision du budget.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Toute expérience au sein d'un service d'achat, marchés publics...ou en lien avec le logiciel «Chorus» sera appréciée.
Si vous ne connaissez pas le logiciel, vous devrez accepter d'aller plusieurs jours en formation (à Fresnes notamment), mais il est important d'être à l'aise en informatique.
Infos complémentaires
27350
- Villepinte - 93
- CDI
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