Adjoint en Gestion Administrative - Secrétariat du Département Génie Biologique H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Limoges - 87 CDD- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Positionnement dans le service :
Gestion et coordination de l'accueil permanent d'un public varié et des activités administratives liées à la fonction de secrétaire
Missions :
· Secrétariat du département
· Gestion administrative et pédagogique du département
· Accueil des personnels et des usagers
· Gestion logistique
Mission 1 : Secrétariat du département
· Activité 1.1 : Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques.
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· Activité 1.2 : Gérer l'agenda du chef de département.
· Activité 1.3 : Ventiler le courrier.
· Activité 1.4 : Suivre et préparer les réunions pédagogiques et les préjurys.
· Activité 1.5 : Réaliser les convocations, les notes de service.
Mission 2 : Gestion administrative et pédagogique du département
· Activité 2.1 : Compléter et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et celui des soutenances.
· Activité 2.2 : Compléter les documents administratifs (bons de commande, convention de stage, ordres de mission...).
· Activité 2.3 : Assurer le suivi des commandes (livraisons, facturations...etc).
· Activité 2.4 : Assurer le suivi de la scolarité des étudiants (absences, notes, relevés de note, préparation des préjurys...).
· Activité 2.5 : Archiver, classer les documents administratifs du département.
· Activité 2.6 : Diffuser l'information générale de la vie du département aux personnels concernés.
Mission 3 : Accueil des personnels et des usagers
· Activité 3.1 : Assurer l'accueil téléphonique et physique du département : filtrer, répartir les demandes vers les personnes ou services compétents.
· Activité 3.2 : Répondre aux demandes concernant la gestion courante administrative ou pédagogique.
Mission 4 : Gestion logistique
· Activité 4.1 : Gérer les demandes de travaux d'imprimerie des enseignants, mettre en forme ces documents si nécessaire et les relayer auprès du service Reprographie de l'Université.
· Activité 4.2 : Gérer la logistique des contrôles : stocks de copies, brouillons, papier millimétré...etc.
· Activité 4.3 : Préparer et disposer les salles pour les enseignants vacataires pour les examens et dans le cadre des enseignements (installation vidéoprojecteur...etc).
· Activité 4.4 : Commander et gérer les fournitures de bureau et les consommables informatiques.
Le profil recherché
Profil requis, compétences :
Savoirs :
- Connaître l'organisation du département, celle de l'IUT et des services centraux de l'université.
- Connaître les règlements intérieurs de l'IUT et du département.
- Connaître les règlements administratifs et les procédures concernant la gestion des étudiants et des personnels statutaires ou vacataires.
- Niveau confirmé pour les outils de bureautique : Pack Office, publipostage
- Logiciels métiers (APOGEE, SIFAC etc.)
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Savoir-faire :
- Sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Savoir communiquer, transmettre ses connaissances.
- Savoir ordonner et archiver les documents pédagogiques et administratifs.
Savoir-être :
- Travailler soigneusement et avec minutie.
- Être organisé(e) et disponible.
- Savoir travailler en équipe.
- Savoir hiérarchiser les demandes par ordre de priorité.
- Savoir prendre des initiatives.
- Discrétion.
Infos complémentaires
Non renseigné
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