Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Paul - 974 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'assistant de direction (H/F) accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à l'organisation des activités de la Direction.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Accueil et agenda
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Relever et transmettre les messages
* Organiser et gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
* Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
* Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir.
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants
* Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
* Rendre compte de l'avancement de son travail
* Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
* Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction et des services
Le profil recherché
Formations et qualifications obligatoires
* Expérience dans le domaine de compétence
* Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
* Permis B
Savoir :
* Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité
* Technique de secrétariat
* Technique de prise de notes
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
Savoir-faire :
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des notes, comptes rendus
Savoir-être :
* Capacités rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* Faire preuve de diplomatie
* Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
* Sens de l'initiative
* Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
* Dynamisme
Infos complémentaires
Non renseigné
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 712 € / an 1 809 € / mois 11,93 € / heureSalaire brut estimé
22 800 € / an 1 900 € / mois 12,53 € / heureEstimation haute
24 600 € / an 2 050 € / mois 13,52 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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