Assistant de Direction - Region Ile de la Reunion H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Denis - 974 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Rattaché à la Direction des Bâtiments et du Patrimoine, le titulaire du poste sera chargé d'apporter une assistance permanente au Directeur et à la direction, en termes de secrétariat, d'organisation et de pilotage des activités, de gestion administrative et financière, de communication et de documentation.
* Organiser les activités professionnelles du Directeur (accueil, gestion des agendas, courriers, planification des réunions, préparation, et suivi des dossiers du Directeur, transmission des informations importantes de la Direction, recherche et exploitation de sources documentaires, reprographie, classement et archivage) ;
* Réaliser et mettre en forme des documents bureautiques (courriers, prise de notes, rédaction de comptes-rendus, frappe et mise en forme de tous types de documents, rapports, conventions, marchés) ;
* Élaborer et mettre à jour les bases de données et référentiels de la Direction (ex : fichier des fournisseurs) ;
* Actualiser périodiquement les tableaux de bord permettant le pilotage des activités de la Direction (tableaux, graphiques, extractions de base de données pour analyse) ;
* Assurer le suivi des courriers et des parapheurs dématérialisés (enregistrement, validation, contrôle) ;
* Suivre et contrôler le circuit des rapports en Commissions Sectorielles et Commission Permanente ;
* Gérer les moyens logistiques de la Direction en liaison avec les directions centrales concernées (Direction des Ressources Humaines : formations, congés ; Direction des Moyens Généraux : stocks et commandes de fournitures, véhicules, problèmes sur locaux ; Direction des Systèmes d'Information et Organisation : informatique et téléphonie) et suivre les demandes d'intervention par « tickets » ;
* Gérer le pool de véhicules en l'absence du référent : réservation, distribution des clés, fiche de remisage ;
* Apporter une assistance administrative et financière aux services opérationnels pour les consultations de marchés publics (procédures simplifiées, analyse des offres), la gestion comptable (saisies des décomptes, levée des garanties), le suivi de l'instruction des sinistres et la mise à jour des tableaux de bord et des fichiers patrimoniaux ;
* Élaborer les outils de communication interne et externe de la Direction (mise en forme marketing des documents et référentiels produits par la direction).
Le profil recherché
* Formation initiale dans les domaines de la gestion administrative et de l'assistance au management ;
* Connaissance du fonctionnement des collectivités (notions de finances, comptabilité et marchés publics) ;
* Maîtrise confirmée des outils bureautiques, notamment en matière de tableurs avec niveau expert en tableaux croisés dynamiques pour l'extraction de données analytiques ;
* Maîtrise de logiciels de gestion financière (type Astre GF ou similaires), de gestion dématérialisée des courriers et de gestion électronique de documents ;
* Capacités à piloter des projets transversaux pour la direction dans les domaines de l'assistance administrative ;
* Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe ;
* Sens des priorités, réactivité et disponibilité ;
* Rigueur, esprit d'initiative, autonomie et flexibilité ;
* Qualités relationnelles, aptitude à communiquer et à mettre en relation les partenaires internes et externes ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
Infos complémentaires
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Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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