Ph12578 - Gestionnaire Soutenance de Thèse - Doctorat H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 13e - 75 CDI- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
RÉSUMÉ DU POSTE
Gestion administrative et suivi de l'organisation des soutenances de thèses au sein d'Université Paris Cité : 750 soutenances par an.
Le poste est placé au sein du bureau des soutenances, intégré dans le département « Gestion administrative des doctorants ».
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS :
- Accueillir et informer les doctorants et directeurs de thèse sur la procédure de soutenance
- Préparer et suivre les dossiers de soutenance, notamment via l'application de gestion dématérialisée, en collaboration avec les écoles doctorales et la bibliothèque universitaire.
- Appliquer la réglementation et les procédures relatives aux soutenances et aux diplômes des thèses de doctorat (vérifier les pièces nécessaires et s'assurer du respect des délais).
- Saisir, vérifier et mettre à jour les bases de données (APOGEE et DEMAT).
- Saisir, mettre en forme, reproduire et envoyer les documents de soutenance
- Réceptionner, vérifier, classer et diffuser les documents reçus par courrier.
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi partagé de gestion.
- Gérer les demandes d'attestation de réussite, la saisie et la transmission aux docteurs.
- Suivi des demandes d'édition des diplômes de docteur.
- Mise en parapheur et veille au retour des documents pour avis-signature VP recherche.
Le profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances :
Connaissances de l'organisation et du fonctionnement des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel.
Connaissances générales de la réglementation et des procédures du domaine de la formation doctorale, notamment de la soutenance de thèse.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et d'élaboration des documents
Connaissances générales techniques de communication orale et écrite
Connaissances générales des techniques et règles de classement et d'archivage
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Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Une formation aux différents outils métiers sera proposée.
APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants
DEMAT : Application de dématérialisation de la procédure de soutenance
Messagerie Outlook
Tableur Excel
Traitement de texte Word
AMETHIS : Accès multi-établissement aux thèses
Savoir-faire :
Analyser et gérer les demandes d'information
Mettre en oeuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives aux soutenances de thèse
de doctorat
Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins des doctorants et de leur encadrement, et leur apporter
des réponses spécifiques et adaptées.
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et alerter au besoin.
Faire preuve de pédagogie.
Rédiger, enregistrer et classer des documents et des courriers.
Savoir-être - Compétences comportementales :
Rigueur et sens de l'organisation
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Adaptabilité et autonomie
Réactivité
Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail
Infos complémentaires
Non renseigné
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Estimation basse
44 300 € / an 3 692 € / mois 24,34 € / heureSalaire brut estimé
52 500 € / an 4 375 € / mois 28,85 € / heureEstimation haute
71 200 € / an 5 933 € / mois 39,12 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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