Responsable Administratif du Département de Formation de la Licence de Physique Réf. 925-1-Re25 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 5e - 75 CDI- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Fonctions : Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique
Emploi-type : J3C44
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)
Mission :
Responsable administratif ou administrative du département de la Licence de physique
Activités principales :
1 - Animation du département :
- Assurer l'encadrement et l'animation d'une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique : entretiens professionnels, entretiens de recrutement, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires
- Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l'appui aux équipes pédagogiques, diffuser l'ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en oeuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université
- Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
- Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en oeuvre les différentes actions à mener.
- Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d'informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc.;
- Assurer la circulation de l'information en interne et vers l'extérieur
- Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
- Organiser les élections du Conseil du département
2 - Supervision des formations et des étudiants :
- Mettre en oeuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, etc.
- Instruire ou superviser l'instruction de dossiers complexes ou contentieux
- Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc.
- Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
- Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.)
- Participer à l'accueil, à l'information et à l'orientation des visiteurs et usagers
- Assister dans ses domaines de compétence l'équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l'EFU
- Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour.
3 - Autres activités : Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département
Conduite de projets : OUI
Encadrement : OUI
Le profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Organisation et fonctionnement de l'UFR et du département de la licence de physique
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Connaissance générale des techniques de secrétariat
- Compétence en bureautique
Savoir-faire :
Afficher la suite
- Encadrer et animer une équipe importante
- Planifier et organiser son activité
- Travailler en équipe
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Informer et rendre compte
- Utiliser les logiciels de gestion et les logiciels de bureautique
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Avoir adaptabilité et autonomie
- Confidentialité
- Polyvalence et capacité à se former à de nouveaux logiciels ou procédures.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
36 000 € / an 3 000 € / mois 19,78 € / heureSalaire brut estimé
49 200 € / an 4 100 € / mois 27,03 € / heureEstimation haute
63 000 € / an 5 250 € / mois 34,61 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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