Coordinateur Administratif - Bureau des Cartes et Réservations de Salles H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 5e - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions et Activités
Dans le cadre de cette mission, vous encadrer et animer une équipe de quatre agents permanents et vous assurez l'encadrement fonctionnel de trois agents intérimaires.
Encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d'accueil :
- Organiser, encadrer et contrôler l'exécution des tâches
- Assurer l'interface entre sa hiérarchie et les équipes
- Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l'activité
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Organisation et gestion des campagnes de réservation des salles :
- Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles
- Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes
- Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes
- Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction
Gestion du marché lié aux prestations d'accueil :
- Assurer l'interface avec le titulaire du marché
- Encadrer et piloter le planning des loges
- Assurer le suivi des prestations
- Planifier les réunions avec le titulaire du marché
- Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d'assurer la continuité du service.
Gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l'établissement
- Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités
- Participer à la mise à jour de procédures
CHAMPS DES RELATIONS
- Internes : Toute personne relevant de l'une ou de l'autre structure de l'école (direction, personnels administratifs, techniques, enseignants, chercheurs, élèves, résidents...)
- Externes : Les fournisseurs, prestataires de service et tous les usagers de l'école
Le profil recherché
Trois années d'expérience en gestion administrative souhaitable
Connaissances :
- Connaissance des marchés publics (notions de base)
- Connaissances budgétaires (notions de base)
- Maîtrise de l'anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)
Compétences techniques :
- Rendre compte, à l'écrit comme à l'oral, à sa hiérarchie
- Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer, faire preuve de pédagogie et s'adapter aux divers interlocuteurs
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
- S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels de gestion internes à l'établissement (MRBS)
- Encadrer et animer une équipe
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Compétences comportementales :
- Organisation, réactivité et esprit d'initiative
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Disponibilité et faculté d'adaptation (contrainte de calendrier de gestion)
- Rigoureux et force de proposition
Infos complémentaires
Non renseigné
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
36 000 € / an 3 000 € / mois 19,78 € / heureSalaire brut estimé
49 200 € / an 4 100 € / mois 27,03 € / heureEstimation haute
63 000 € / an 5 250 € / mois 34,61 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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