Secrétaire de Direction H/F Fonction publique de l'État

Détail du poste

Date : 18/06/2024
Poste à pourvoir Secrétaire de direction (H/F)
Emploi Secrétaire de direction
Filière : Appui au management et pilotage
Emploi-repère Secrétaire de direction
Catégorie d'emploi Catégorie 3
Type de contrat Contrat à durée indéterminée
Temps complet
Motif Remplacement de personnel permanent
Localisation Saint-Denis (93), au pied du RER B La Plaine-Stade de France
Rémunération Selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)

DESCRIPTION DU POSTE À POURVOIR
Missions générales Directement rattaché(e) au secrétariat du collège et par conséquent au cabinet de la présidence, vous aurez pour mission d'assurer la gestion administrative et logistique des séances du Collège et d'assister le cabinet, et notamment son directeur, dans ses missions.

Votre mission vous conduit à avoir des interactions fréquentes avec l'ensemble des services de la HAS et avec les membres du Collège.

Vous serez en charge, plus particulièrement de :
- Planifier et organiser des séances du Collège, incluant la logistique (réservation de salles, matériel de vidéo-projection, enregistrement),
- Recueillir en amont des informations nécessaires à la préparation des dossiers examinés en séance par le Collège,
- Préparer le calendrier de passage au Collège, l'ordre du jour et les dossiers pour les séances,
- Diffuser des documents professionnels : ordre du jour, procès-verbal, diaporama, note, mail interne, courrier externe,
- Assurer le suivi des mises en ligne des avis et décisions et des documents s'y rattachant sur le Bulletin officiel de la HAS,
- Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur support numérique,
- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers (achats et commandes),
- Concevoir et/ou actualiser des tableaux de bord d'activité, bilans d'activité,
- Participer à l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Participer au remplacement ponctuel au sein du pôle ou au renfort selon les besoins et les possibilités,
- Participer à la coordination du travail de l'équipe,
- Organiser des rendez-vous pour le cabinet,
- Organiser des événements internes (séminaires internes, conférences...),
- Rédiger des comptes-rendus de réunions (CODIR, réunions bilatérales, etc).
- Direction et service d'affectation Direction générale

Au sein du cabinet de la HAS, le poste est rattaché au secrétariat du Collège dont le rôle est :
- Une fonction d'appui à l'instance « Collège » dans l'organisation de ses réunions,
- Une fonction de secrétariat pour le ca... (la suite sur le site de l'employeur).