Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Paul - 974 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'assistant administratif est le premier interlocuteur du service. Il assure l'accueil, réceptionne et oriente les administrés et les différents partenaires vers le service, la direction ou le pôle souhaités. Il fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
*ACTIVITES PRINCIPALES
* Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : identifier les besoins des interlocuteurs, informer, orienter et renseigner les correspondants
- Organiser l'agenda du service (prise de rendez vous, organisation et suivi des réunions)
- Echanges d'information avec la direction et le pôle
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever, transmettre les messages, et relancer les collaborateurs
- Faire et assurer le suivi des demandes d'intervention
* Traitement et suivi administratif
- Traitement et suivi du courrier dans le logiciel MAARCH
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion,...)
- Suivi de signature des documents en lien avec le Cabinet du Maire
- Vérifier les parapheurs et assurer leur suivi
- Trier, classer et archiver les documents en format papier et numérique
- Reprographier
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques devant être mis à la signature de l'autorité (CRAC, conventions, CCTP) : vérifier la conformité et le nombre de pièces et assurer la notification des documents.
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service
- Proposer, alimenter et actualiser les tableaux de bord
- GNAU : téléchargement et mise à disposition des dossiers pour les chargés d'opération, recueil et suivi des avis à émettre par le service.
- DCM : Suivi des décisions présentées en CM, signature des pièces annexes et notification des décisions.
*ACTIVITES SPECIFIQUES
- Mission d'assistance administrative auprès du DALH compte tenu de l'absence d'agent à ce poste.
- Gestion des archives papier du service en vue d'un déménagement physique des bureaux à moyen terme.
Le profil recherché
*SAVOIR
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques (GNAU, WEBDELIB, MAARCH,...)
*SAVOIR-FAIRE
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
*SAVOIR-ÊTRE
- Esprit d'équipe
- Polyvalence
- Dynamisme
- Motivation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, d'écoute active et être en mesure de gérer les conflits
- Respecter la confidentialité
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens de l'initiative
Infos complémentaires
Non renseigné
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Estimation basse
21 712 € / an 1 809 € / mois 11,93 € / heureSalaire brut estimé
22 800 € / an 1 900 € / mois 12,53 € / heureEstimation haute
24 600 € / an 2 050 € / mois 13,52 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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