Gestionnaire Administratif et Financier - 95 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Toulouse - 31 CDD- Service public d'état
Détail du poste
La personne recrutée aura pour mission de contribuer à la gestion administrative et financière d'une unité multi-tutelles (CNRS, INSERM, Université Paul Sabatier, Établissement Français du sang), au sein de l'équipe des services généraux.
1) Gestion administrative et financière
- Assurer la gestion administrative de l'unité en lien avec les tutelles
- Assurer le bon fonctionnement logistique de l'unité (gestion des salles de réunion, gestion des badges d'accès et restauration collective)
Afficher la suite
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches administratives
- Sélectionner et diffuser les informations liées à la vie de l'unité
- Assurer la mise à jours de listes de diffusion et la modération des messages en lien avec le SSI de l'INSERM
- Assurer la gestion des documents et notes réglementaires (diffusion, archivage)
- Organiser le système d'archivage documentaire de l'unité pour répondre aux obligations légales
- Assurer le suivi des publications de l'unité : saisie des articles acceptés dans la base de données interne et diffusion d'articles scientifiques de niveau recherche dans HAL
- Créer et compléter au fil de l'eau les tableaux d'indicateurs (RH, Productions scientifiques, formation...) conformément aux besoins de statistiques du HCERES
- Gestion financière des dépenses communes de l'unité : dépenses de fonctionnement équipement et missions sur les outils spécifiques des tutelles.
2) Gestion des Ressources humaines
- Préparer les dossiers de recrutement CDD, Doctorants, Post-Doctorants, Stagiaires en lien avec les tutelles
- Calculer les gratifications sur les outils appropriés et les mettre en paiement
- Gérer les dossiers des personnels accueillis des équipes partenaires (suivi des conventions, alimentation base RH...)
- Assurer l'accueil des nouveaux entrants (logistique d'accueil, informations procédures, restauration collective, demande informatique, lien avec les AP pour la visite sécurité)
- Assurer la mise à jour des bases de données RH
- Suivre l'évolution de la réglementation RH et rédiger ou synthétiser des procédures ou réglementation
- Assurer le suivi RGPD
3) Communication
- Assurer le lien avec le référent WEB pour la mise à jour de l'annuaire du laboratoire
- Conception et diffusion d'une newsletter
- Participer à la mise en place de la communication académique
- Appui logistique à l'animation scientifique de l'unité : planification et organisation des missions des invités.
Le profil recherché
Connaissances :
Connaissances générales du mode de fonctionnement des administrations publiques ;
Connaissance de l'enseignement supérieur et la recherche,
Connaissance de la gestion des ressources humaines ; techniques de communication,
Connaissance de l'environnement professionnel et des réseaux professionnels.
Savoir faire technique :
Savoir gérer et prioriser son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe/réactivité
Afficher la suite
Savoir rendre compte-Communiquer et faire preuve de pédagogie-
Mettre en oeuvre des procédures et des règles-
Travailler en équipe-uiliser les logiciels spécifiques à l'activité des tutelles-qualités rédactionnelles-
Esprit d'analyse et de synthèse.
Savoirs comportementaux :
Adaptabilité aux évolutions ;
Curiosité ;
Sens de l'anticipation ;
Prise d'initiative ; Confidentialité-rigueur/fiabilité ;
Disponibilité, sens relationnel
Infos complémentaires
Non renseigné
- Toulouse - 31
- CDD
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