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Assistant au Pôle Mutualisé de Secrétariat H/F Fonction publique de l'État

Versailles - 78

CDI

Résumé de l'offre

Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public d'état

Détail du poste

Au sein du pôle mutualisé de secrétariat, créé le 01/09/2022, vous serez amené(e) à assurer, en collaboration avec une équipe de 3 assistants de catégorie C, les missions suivantes :
- Suivi du courrier (entrant et sortant) et des parapheurs dématérialisés mis à la signature de la direction
- Contrôle qualité du courrier sortant

- Accueil et orientation des appels téléphoniques résiduels du serveur vocal interactif dans les services
- Réservation des salles et la création de liens visio
- Gestion des messages de la boîte fonctionnelle ****@****.**
- Préparer l'arrivée ou le départ des agents de la DDT
- Participer à la gestion financière des services (saisie sur CHORUS DT ou Formulaires)
- Gestion des fournitures
- Préparation et mise à jour de tableaux de suivi (congés, grévistes...)
- Publication des arrêtés et décisions sur le site de la Préfecture
- Préparation d'événements organisés par les services (colloques, séminaires)

Par ailleurs, afin d'assurer la qualité du service rendu, il/elle collabore à l'identification des procédures et outils à mettre en place ainsi qu'au partage des informations et compétences.

Liaison hiérarchique :
L'assistant(e) de service est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du/de la chef.fe de pôle et de son adjoint.e.
Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction.
Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui.
Il/Elle joue un rôle d'interface entre les services et le secrétariat général commun.
A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs des services.

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Compétences techniques : pratique des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Mélanie...)

Compétences transversales : sens de l'organisation, méthode, rigueur, aptitude à rendre compte.

Compétences relationnelles : sens du travail en équipe, discrétion, sens de l'accueil

Modes d'acquisition : formation, compagnonnage.

Infos complémentaires

Non renseigné

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Versailles

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heure

Salaire brut estimé

26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heure

Estimation haute

30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heure

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Assistant au Pôle Mutualisé de Secrétariat H/F

Fonction publique de l'État

Versailles - 78
CDI

Publiée le 21/03/2025 - Réf : 2025-1864435

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