Gestionnaire Ecole Doctorale Réf. 25641 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 5e - 75 CDI- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale
Catégorie : B
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission : Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale (EC), le/la gestionnaire assiste la direction de l'EC. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'EC : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies.
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Activités principales :
1) Accueillir, informer et orienter les usagers de l'EC.
2) Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorants-tes :
- Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription
- Informer et orienter vers les services dédiés
- Suivre les demandes de thèses
- Veiller au bon déroulement des comités de suivi
- Veiller à ce que chaque doctorant-te bénéficie d'un plan individuel de formation et d'un portfolio. Vérifier le suivi des formations
- Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/à la directeur/trice, avant traitement par le DIADM
- Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
- Soumettre la demande de césure à la direction de l'ED pour avis
- Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux et informer tout au long du déroulement
- Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral dans l'application dédiée
- Instruire la recevabilité des dossiers
- Instruire les dossiers de mobilités
3) Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée...
- Vérifier fiabiliser les données saisies par les doctorants-tes
- Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED
- Alimenter des tableaux de bord et de suivi
- Répondre aux différentes enquêtes et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation
4) Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
- Mettre à jour le site internet
- Relayer et diffuser des informations aux doctorants-tes et aux encadrants-tes
5) Organiser les événements rythmant la vie de l'ED : journées d'accueil, réunions du conseil...
6) Participer à la préparation du budget de l'ED et réaliser et suivre l'exécution des dépenses en relation avec le bureau de gestion financière du Collège doctoral
7) Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
8) Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'ED et relayer au DFC les besoins de formation
Activité spécifiques à l'ED :
- Participer à l'organisation et communiquer autour des séminaires hebdomadaires «CulturChem»
- Préparer des éléments pour la réalisation de documents, rapports, notes ou leur mise à jour (Comptes rendus, règlement intérieur...)
- Préparation et alimentation de diverses enquêtes ou statistiques liées au devenir professionnel
- Saisir les ordres de missions
Le profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à la formation doctorale en France
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
- Connaitre les droits et obligations des agents publics
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Savoir-faire :
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad...)
- Savoir utiliser les outils de publication en ligne
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l'ED
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir organiser son travail avec méthode
- Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l'ED et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux
Savoir être :
- Savoir travailler en autonomie
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
- Respecter la confidentialité des informations et données
- Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
- Sens du service public
Infos complémentaires
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Estimation basse
35 800 € / an 2 983 € / mois 19,67 € / heureSalaire brut estimé
48 800 € / an 4 067 € / mois 26,81 € / heureEstimation haute
61 200 € / an 5 100 € / mois 33,63 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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