Chargé de Gestion Administrative et Financière H/F Fonction publique Territoriale
Calais - 62 CDI- Bac
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Chargé(e) de Gestion Administrative et Financière H/F
Rattachement Hiérarchique : Responsable du Service Garage
Affectation géographique : Centre Technique Municipal
Filière / Cadre d'emploi : Assistante Administrative / Adjoint Administratif Territorial
Activités :
A propos de la dimension administrative
* Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique des collègues, des fournisseurs, etc.
* Répondre aux mails
* Communiquer avec les services (délai des réparations, restitution véhicules...)
* Effectuer les demandes de réservation des véhicules mutualisés
* Gérer les bris de glace et contrôler les constats amiables
* Effectuer les demandes d'assurance
* Intégrer les nouveaux véhicules dans les logiciels métiers
* Planifier et saisir les astreintes des agents
* Planifier et suivre les convocations pour les contrôles périodiques
* Planifier et suivre intégralement les Vérifications générales périodiques des équipements
* Participer aux tâches technico administratives de l'atelier et du parc
* Gérer et mettre à jour le fichier de suivi des travaux sur les véhicules
* Suivre et mettre à jour les Taxes à l'essieu
* Assurer l'approvisionnement en carburant et suivi du stock, suivre les consommations
* Mise à jour des prix des carburants
* Assurer la création des codes chauffeur
* Procéder aux réformes administratives des véhicules (procédure VHU)
* Gérer l'armoire à pharmacie
* Rendre compte auprès de la hiérarchie
A propos de la dimension financière
* Demander des devis aux entreprises
* Engager des bons de commandes et réaliser les notes correspondantes
* Enregistrer, vérifier et pré liquider des factures
* Réaliser les Etats Des Sommes dues
* Suivre les budgets, les rattachements
* Suivre et relancer des marchés
Le profil recherché
Vous êtes...
Titulaire d'une formation de type Bac dans le domaine de l'accueil et/ou de l'administratif, vous justifiez d'une première expérience dans ce secteur.
Votre sens de la relation usager, votre organisation, vos qualités relationnelles, votre rigueur ainsi que votre capacité d'adaptation sont indispensables à l'exercice de ces missions.
Vous connaissez :
* le statut de la fonction publique territoriale, l'environnement territorial et les différents partenaires
* le contexte et les enjeux de la collectivité
* les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
* les instances de décision de la collectivité
* le fonctionnement des services des collectivités
* les principes rédactionnels du compte rendu
* le fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Vous maitrisez :
* les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que les principes rédactionnels de la note de synthés
* les logiciels de bureautique Word, Excel, logiciels spécifiques courrier et finances
* les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes)
* les notions d'organisation et de gestion du temps
Vous êtes capable :
* d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* de vous exprimer correctement oralement et par écrit
* de concevoir et suivre des outils de planification
* d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* de prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Infos complémentaires
Non renseigné
- Calais - 62
- CDI
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