Coordinateur Administratif Grandir Ensemble H/F Pôle Emploi
Avignon - 84 CDD- 1 950 - 2 200 € / mois
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Rôle :
Assurer la coordination administrative des 12 établissements Petite Enfance : 11 structures multi accueils, 1 crèche familiale, RPE, LAEP, PRE en lien avec la coordination technique.
Assurer le management d'une équipe d'assistantes administratives.
Enjeux : Gérer les missions administratives et financières du pôle Grandir ensemble, assurer un fonctionnement optimal des services.
MISSIONS :
Suivi des Ressources humaines :
- Recruter, former, encadrer, animer l'équipe d'assistantes administratives.
- Former les nouvelles directrices aux tâches administratives.
- Etablir les statistiques de suivi de la direction (recrutements, départs, absences, remplacements)
Suivi de l'activité
- Superviser les statistiques et l'activité des établissements et services, les analyser et proposer si besoin des mesures d'amélioration
- Être en alerte des évolutions réglementaires et techniques et s'assurer de leurs mises en application
- Faciliter les relations, l'utilisation des outils, l'utilisation et l'actualisation des logiciels
- Suivre l'application des dispositifs contractuels et transmettre les éléments définis en temps utile
- Superviser les inscriptions, assurer l'organisation des commissions d'attribution et leur suivi
- Accueillir les familles dont la situation est complexe
Suivi administratif
- Rédiger (courriers, compte rendus, bilans, délibérations, décisions, des conventions, appels à projets) les transmettre, assurer éventuellement leur présentation en conseil, leur mise en application, leur renouvellement potentiel
- Assurer la mise à jour des données, des documents, des procédures
- Transmettre aux services compétents les demandes de travaux en lien avec la coordinatrice technique
- Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés, suivre le bon fonctionnement des marchés dans leur durée de vie
- Rédiger, transmettre et suivre les conventions après leur approbation au conseil d'administration
Suivi financier
- Etablir le budget des dépenses / recettes du pôle par structure
- Suivre les dépenses
- Transmettre des éléments aux partenaires financiers de service : CAF, MSA, SNCF, SRIAS etc
- Répondre à leurs demandes tout au long de l'année, les rencontrer régulièrement
- Anticiper les recettes prévisionnelles et en assurer le suivi
- Garantir que les engagements pris auprès de la CAF et des partenaires soient tenus et respectés
- Assurer le bon fonctionnement des contrôles réalisés par la CAF
- Proposer des améliorations des procédures et des relations partenariales avec les financeurs
Technicité du poste :
Avoir une bonne connaissance du service Petite Enfance afin de répondre efficacement aux demandes des familles et du personnel
Maîtriser l'outil informatique : Excel, World, les logiciels métier Axel Net, Sedit finance
Savoir rédiger sans faute
Exploiter les statistiques propres à l'activité du service
Formation et expérience demandées :
Formation et/ou compétences indispensables : Formation administrative. Connaissance approfondie du service Petite Enfance, du Programme de Réussite Educative
Capacités liées à l'emploi (relationnelle/personnelles) : Savoir s'organiser et organiser le travail des Assistantes administratives en mettant en place des outils facilitant l'exécution de leur mission.
Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière, Améliorer des procédures administratives, Analyser les données financières pour optimiser les coûts, Assurer la gestion administrative d'une activité, Élaborer des prévisions budgétaires, Présenter un budget
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Avignon - 84
- CDD
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