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Conseil départemental du Pas-de-Calais recrutement

Assistant de Direction H/F Conseil départemental du Pas-de-Calais

Arras - 62

CDI

Résumé de l'offre

Bac +2
Service public des collectivités territoriales

Les missions du poste

Sous la responsabilité du directeur de l'immobilier, l'assistant de direction aura pour objectif, en collaboration avec l'équipe d'assistants du pôle, de garantir la continuité et la fluidité du service, apporter une assistance solide et permanente au directeur, directeur-adjoint et chefs de service en matière d'organisation professionnelle, et à ce titre :
- Les accompagne dans la planification et dans la préparation de leurs engagements professionnels ;
- Assure l'accueil et l'information de leurs interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
- Leur apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l'information ;
- Suit les projets et activités de la direction, et peut être amené(e) à suivre certains dossiers en autonomie.

Avec pour principales missions :

1/ Accueil et organisation de l'agenda de la direction
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité ;
- Filtrer les appels en sachant les hiérarchiser en fonction des degrés d'importance et/ou d'urgence et orienter les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir ;
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements en fonction de leurs priorités et contrainte,
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements (réservation de dates et de salles, convocation, prestations, supports...).

2/Gestion, suivi et archivage de la documentation de la direction
- Gérer les flux de documents entrant et sortant (parapheurs, courriers, notes...) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers portés par la direction (courriers de réponses, documentation, rapports de commissions, supports de communication, notes diverses, comptes-rendus de réunions...) ;
- Rédiger et assurer le suivi des comptes-rendus des comités de direction ;
- Saisir et mettre en forme, à partir de consignes orales et/ou de dossiers, les courriers et documents de types et contenus divers à destination interne ou externe (courriers, notes, tableaux, diaporamas...)
- Mettre à jour et en forme des éléments de suivi (tableaux de bords, reporting...) et assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;
- Assurer de manière adéquate le classement et l'archivage des dossiers traités par la direction (électroniquement ou papier) ;
- Assurer la gestion des ressources communes (papier, consommables d'impression, salle de réunion...) ;
- Assurer la coordination de la réponse de la direction aux enquêtes, rapports, bilans...

3/Communication
- Assurer le traitement et la circulation des informations au sein de la direction et en externe ;
- En qualité de référent « intranet », animer l'espace intranet de la direction et rédiger les articles de communication ;
- Rechercher l'information via la lecture de documents et/ou de bases de données et en assurer la restitution.

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Le profil recherché

Savoirs :
- Un diplôme ou une formation diplômante de niveau BTS est attendu ;
- Une expérience de plusieurs années dans un poste similaire est souhaitable ;
- Connaissance du fonctionnement des administrations ou collectivités territoriales.
Savoir-faire :
- Savoir centraliser et transmettre les informations ;
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint Outlook) ;
- Savoir gérer plusieurs dossiers à la fois ;
- Savoir faire preuve de rigueur, de méthode et avoir le sens du travail en commun ;
- Savoir utiliser les logiciels internes (GEC, intranet, air délib, grand angle...).
Savoir-être :
- Discrétion ;
- Sens relationnel ;
- Sens de l'organisation et de l'anticipation ;
- Réactivité ;
- Adaptabilité ;
- Qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Capacité de discernement, de prise d'initiatives et d'autonomie dans l'exécution de ses tâches.

Bienvenue chez Conseil départemental du Pas-de-Calais

CONTEXTE
Le Conseil Départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois Pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :
- « Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais » - Pacte des solidarités territoriales
- « Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais » - Pacte des réussites citoyennes
- « Agir avec vous pour l'épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais » - Pacte des solidarités humaines

Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s'épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au coeur de ses préoccupations.
Trois axes (et défis) transversaux, que sont l'accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l'action départementale et se traduiront donc dans l'ensemble de ses politiques publiques.
C'est en s'appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en oeuvre concrètement ces orientations.
Avant ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l'administration le cadre de la mise en oeuvre des politiques départementales jusqu'en 2027.
Le Pacte des solidarités territoriales pose, à travers 14 ambitions, les axes d'une politique forte pour prendre en compte le changement climatique dans l'ensemble des politiques départementales, garantir aux habitants des services de proximité de qualité et veiller à l'attractivité du territoire. Notamment par ses actions n°4 « Adapter le réseau routier départemental aux enjeux environnementaux et aux attentes des usagers » et n°8 « Favoriser les nouvelles pratiques de mobilité ».

Viser une gestion exemplaire et sobre des bâtiments départementaux et soutenir cette ambition dans les territoires en adaptant le patrimoine bâti départemental à l'évolution des besoins.

RAISON D'ÊTRE DU POSTE
L'assistant de direction accompagne dans la planification et dans la préparation de leurs engagements professionnels le directeur de l'immobilier, le directeur-adjoint de l'immobilier et les chefs de services afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.

POSITIONNEMENT ET ORGANISATION
1. Positionnement hiérarchique :
Pôle aménagement et développement territorial
Direction de l'immobilier
Au sein du pôle aménagement et développement territorial, la direction de l'immobilier est chargée des principales missions suivantes :
- Gestion administrative du patrimoine ;
- Maîtrise d'ouvrage des projets de construction, de réhabilitation et d'adaptation du patrimoine bâti (bâtiments et collèges) ;
- Définition de besoins et pilotage de l'assistance à maîtrise d'ouvrage ;
- Élaboration des stratégies de construction et de maintenance qualitatives des bâtiments adaptées aux enjeux de la collectivité ;
- Initiation et conduite de la mise en oeuvre de politiques thématiques départementales dans les domaines de l'optimisation des coûts globaux des constructions, de la maîtrise des énergies, du développement durable, de la qualité technique et environnementale des constructions, de la prise en compte de la sécurité et de l'accessibilité à tous ;
- Management de la maintenance et l'exploitation des bâtiments ;
- Direction de la régie départementale ;
- Animation et soutien métier au réseau technique territorial.

Sous la direction du directeur de l'immobilier, un directeur adjoint, une chargée de la stratégie patrimoniale et 5 services (immobilier départemental, innovation énergie, maintenance du patrimoine, grands travaux et études et programmes) oeuvrent au quotidien pour répondre aux enjeux du projet de mandat décrits dans les différents pactes du

Assistant de Direction H/F

Conseil départemental du Pas-de-Calais

Arras - 62
CDI

Publiée le 20/03/2025 - Réf : O062250319000864

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