Gestionnaire Financier et Administratif H/F CNRS

Détail du poste

Il s'agit d'un poste mutualisé sur 2 UMR. Au sein du pôle gestion de chacune des unités, LIER-FYT et LAP (Laboratoire d'Anthropologie Politique) et sous la responsabilité des directrices/directeurs et secrétaires générales, le/la gestionnaire est en charge de la gestion administrative et financière des dossiers de l'unité. Le/La gestionnaire financier(e) est chargé(e) d'une partie de la gestion des crédits EHESS et CNRS de l'unité, ainsi que d'une partie des contrats de recherche, en concertation avec les secrétaires générales des unités. Il/elle assiste les secrétaires générales des unités dans leurs missions de pilotage.
Activités
1/ Assurer une partie de la gestion budgétaire et financière
- Participer à la programmation et au suivi de l'exécution du budget de l'unité et au respect des marchés publics en vigueur
- Assurer la gestion des dépenses de l'unité en collaboration le Centre de Service Partagé, la cellule des marchés et le service facturier de l'EHESS et les services financiers du CNRS
- Procéder aux opérations d'engagement des commande, contrôler les livraisons, constater le service fait et vérifier les pièces justificatives nécessaires aux opérations de règlement
Constituer les dossiers des missions des agents et invités de l'unité, collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux retours de missions
- Accompagner les chercheurs dans le suivi financier de leur budget
- Suivre les crédits par type de dépenses et par imputation (sur contrats de recherche et dotation de l'unité) dans le logiciel SIFAC et dans GESLAB
- Aider à la préparation des états financiers et la fin de l'exercice budgétaire
- Veiller au respect du calendrier comptable (budget initial et rectificatif, clôture des comptes)
- Assurer la gestion des réclamations, relances et litiges liés aux dépenses

2/ Participer à la gestion administrative
- Assurer le suivi, la gestion et la conformité des dossiers administratifs courants
- Alimenter les différents types de documents et tableaux de suivi
- Répondre aux fournisseurs et aux demandes d'information des services des tutelles
- Participer aux réunions des gestionnaires fixées par l'EHESS
- Gérer les bases de données RH de l'UMR (RESEDA, tableaux de bord internes)
- Aider à l'organisation des événements de l'unité

3/ Effectuer les travaux de secrétariat
Gérer et traiter le courrier et la messagerie
- Assurer un accueil téléphonique et physique
- Assurer le classement et l'archivage (physique et numérique) des pièces administratives et des justificatifs d'opérations financières
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques de l'unité (colloques, séminaires)
- Gérer les listes de diffusion

Compétences
*Savoirs
- Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement des administrations publiques relatives aux établissements de recherche et de l'enseignement supérieur
- Connaissances de base en comptabilité publique et en gestion budgétaire
- Connaissance de base de la réglementation des finances publiques
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance appréciée des outils de gestion EHESS et bases de données CNRS
- Anglais : Niveau B2 apprécié

*Savoir-faire
- Appliquer les règles financières
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes, ainsi que des missions
- Posséder la capacité à mettre en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion financière
- Avoir une connaissance des techniques et outils de communication
- Avoir une connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Avoir la capacité à utiliser les outils informatiques et les logiciels appliqués à la gestion financière et comptable de la structure (notamment SIFAC et GESLAB)
- Avoir une maîtrise suffisante des outils bureautiques de base, en particulier en particulier la suite Office (Excel, Word, PowerPoint)
- Classer, archiver des documents

*Savoir-être
- Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir planifier, organiser et gérer ses activités en tenant compte des contraintes et échéances calendaires
- Pourvoir évaluer et hiérarchiser les besoins
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés au traitement des opérations de gestion
- Avoir la capacité de travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Faire preuve de rigueur et d'assiduité
- Faire preuve de fiabilité comme d'un respect de la confidentialité et de la discrétion
Contexte de travail

La/le gestionnaire exercera ses fonctions au sein des deux unités selon la répartition suivante : 50% au LIER-FYT (UMR8065) et 50% au LAP (UMR8177)
L'unité d'affectation administrative sera le LIER-FYT ; le/la gestionnaire sera placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la direction du LIER-FYT. L'organisation de son temps de travail se fera en concertation avec la direction du LIER-FYT et celle du LAP.

Le poste est localisé dans les bâtiments de l'EHESS au 54 boulevard Raspail, PARIS 6ème. Les 2 unités sont des UMR CNRS-EHESS et sont en délégation globale de gestion auprès du CNRS.

Le/la gestionnaire recruté(e) permettra, dans chacune des unités, la consolidation d'une équipe de gestion. Il/elle pourra bénéficier d'une formation aux logiciels de gestion (SIFAC) utilisés au sein des 2 unités.
Chaque unité mettra à disposition un poste de travail équipé (poste fixe, common). L'agent aura accès à la restauration sociale de l'EHESS. Le bâtiment est accessible aux personnes à mobilité réduite.

Le LIER-FYT accueille 20 chercheur·e·s statutaires, 33 docteur·e·s, 4 post-doctorant·e·s et 66 doctorant·e·s, et 2 IT dans une organisation à taille humaine qui permet une dynamique de recherche très soutenue, variée et féconde. L'unité compte également 40 membres associé·e·s et correspondant·e·s à l'étranger. L'unité a pour spécialités la science du droit la sociologie, la philosophie, la linguistique et les sciences du langage, et l'histoire contemporaine ;

Le LAP accueille 27 chercheur·e·s statutaires, 6 IT, 1 post-doctorante, 75 doctorant·e·s et compte un grand nombre d'associé·e·s (environ 80). L'UMR est constituée essentiellement d'anthropologues mais accueille aussi des sociologues, philosophes. Elle héberge 2 revues et une cellule audiovisuelle. La majorité des dépenses sont liées à des missions dites de terrain. Le projet scientifique prévoit en outre un grand nombre d'événements collectifs