CDI - Assistant·e de Direction Junior H/F AMI Paris

Détail du poste

Job description

L'Assistant de Direction junior apporte un soutien essentiel à l'Assistant de Direction du CEO et de la Chief Sales Officer, en contribuant à la gestion administrative, organisationnelle et logistique des activités de ces deux dirigeants. Il/elle intervient pour optimiser la gestion de leur emploi du temps, faciliter les échanges d'informations et assurer un suivi efficace des tâches et des projets en cours.

Responsabilités :
- Organisation et planification des activités :

- Aide à la gestion des agendas des CEO et Chief Sales Officer : planification des réunions, rendez-vous, déplacements
- Préparation des réunions et des conférences : réservation des salles, préparation des supports, prise en charge des participants
- Suivi des demandes et priorités liées aux activités des CEO et Chief Sales Officer
- Communication interne et externe :

- Accueil téléphonique et physique des visiteurs du CEO et du Chief Sales Officer
- Coordination avec les différents départements internes (ressources humaines, finances, etc.) et partenaires externes
- Préparation de présentations et rapports pour les réunions stratégiques, en soutien à l'Assistant de Direction
- Soutien à la gestion administrative :

- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, etc.) à la demande de l'Assistant de Direction du CEO et du Chief Sales Officer
- Gestion et suivi de la correspondance (courriels, appels téléphoniques, courriers) en coordination avec l'Assistant de Direction
- Classement et archivage des documents liés aux activités du CEO et du Chief Sales Officer

Soutien à la gestion des ressources :

- Suivi des fournitures de bureau et gestion des commandes de matériel en lien avec les besoins du CEO et du Chief Sales Officer
- Aide à la gestion des budgets et des dépenses administratives liées aux activités des deux dirigeants
- Gestion des notes de frais :

- Collecte, vérification et traitement des notes de frais des CEO et Chief Sales Officer
- Suivi des remboursements et gestion des justificatifs nécessaires
- Assistance sur les projets spécifiques :

- Aide à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décisions stratégiques
- Suivi des projets et des actions en cours pour garantir le respect des délais et des priorités
- Aide à la préparation du showroom : coordination des actions logistiques, préparation des éléments visuels, gestion des plannings et suivi des ressources pour le bon déroulement de l'événement

Job requirements

Vous êtes diplômé.e d'une formation Bac +2/3 en gestion, administration, ou tout domaine similaire.
Vous faites état d'une expérience de minimum 3 ans à un poste similaire auprès d'une Direction Générale et/ou d'une Direction Commerciale, idéalement dans l'univers du luxe ou de la mode.

Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion de projets.
- Excellentes compétences en communication, à l'écrit comme à l'oral, en français et en anglais. La maîtrise d'une troisième langue (italien, mandarin, espagnol) serait un plus.

Qualités recherchées :
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Bonne communication orale et écrite
- Discrétion, rigueur et sens du service
- Esprit d'équipe
- Autonomie et proactivité
- Sens de l'initiative
- Capacité à travailler en étroite collaboration avec plusieurs parties prenantes

Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.