Gestionnaire de Stages H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAdministratif - Autres métiers
Intitulé du posteGestionnaire de stages F/H
Type de contratTitulaire ou CDD
TélétravailOui
Présentation du service
Le département formation continue et développement des compétences du GHU élabore, met en oeuvre et assure le suivi du plan de formation PNM de l'ensemble des professionnels du GHU. Sous la responsabilité de la DRH, en cohérence avec le plan stratégique du GHU, le service formation développe les activités formation, en assure la gestion administrative et financière en lien étroit avec les Directions fonctionnelles et DMU. Il assure également la gestion des dossiers de stage sur l'ensemble des filières métiers.
Le département sera basé à partir de la fin du premier semestre 2024 sur le site Cochin-Port Royal et propose des permanences sur chacun des six autres sites.

COMPOSITION DE L'EQUIPE
L'équipe de la formation continue du GHU Centre est composé de 2 responsables formation dont un coordonne la formation continue au niveau GHU, 10 assistants de formation et 5 gestionnaires stage

LIAISONS
HIERARCHIQUES
La Directrice adjointe de la Direction des Ressources Humaines
La responsable de formation du GH
La responsable de formation adjointe du GH
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FONCTIONNELLES
L'adjoint aux responsables formation
Les CPDMU
Les directions fonctionnelles et en particulier la DSAP
Les écoles et universités

Vos missions
MISSION GENERALE

Le gestionnaire stages assure la gestion administrative des dossiers de stage de différentes natures : stages paramédicaux, hors soins, pays étrangers, gratifiés ou non... en lien avec les référents métiers sur son périmètre d'activité.

MISSIONS PRINCIPALES

La gestion administrative des stages :
- Être en relation avec les futurs stagiaires et les écoles / universités afin de constituer le dossier administratif de l'étudiant avant son arrivée dans l'établissement selon la réglementation.
- Contrôler les différents documents (convention, assurance, certificat médical, statut vaccinal) en référence à la réglementation et aux directives de la DRH avant validation de la convention de stage
- Appliquer et faire appliquer les procédures selon la nature du stage : gratifié ou non gratifié
- Transmettre les éléments nécessaires à la gratification des stagiaires rémunérés au service gestion/paie.
- Assurer le suivi des stagiaires dans un tableau de bord dédié, répondre aux demandes de bilan d'activité
- Recevoir et diffuser les candidatures spontanées.
- Participer à la mise en oeuvre de la politique du GHU en matière d'accueil des stagiaires

Accueil, information et conseil :
- Assurer la permanence du service sur les différents sites rattachés à son périmètre
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique
- Renseigner et orienter les stagiaires et les cadres en fonction des demandes
- Être en lien avec les cadres et référents de la Direction des Soins pour le bon suivi des stages

Missions ponctuelles
- Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail.
- Participer aux travaux sur l'harmonisation des procédures et documents dans le cadre de la mise en place d'un département formation continue / gestion des stages regroupé sur le GHU.
- Assurer une continuité de service en lien avec l'équipe gestion des stages du GHU
- S'informer des évolutions règlementaires

Déplacements ponctuels et réguliers sur l'ensemble des hôpitaux du GHU

Sous réserve des nécessités de service et dans le cadre des dispositions en vigueur relatives au télétravail, possibilité d'une journée de télétravail par semaine.

Profil recherché
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques

SAVOIR ETRE
- Communication / relations interpersonnelles
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Réactivité et rigueur
- Sens du travail en équipe

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance du milieu hospitalier, de l'APHP et des filières professionnelles ;
- Connaissance de la réglementation des stages

Horaires de travailtemps plein

Description de l'hôpitalSitué à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.
Service d'affectationFORMATION - (GHU)
Référence de l'offre2024-13502