Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F CH de Bar-le-Duc Fains Véel

Détail du poste

Remplacement de l'agent en charge de la coordination des secrétariats médicaux et des archives, suite à son départ sur d'autres fonctions au sein de l'établissement.

Compte tenu du périmètre du poste, à savoir l'encadrement des secrétaires du site de Bar-le Duc et des archivistes des deux sites, le choix de l'établissement s'orientera vers un profil présentant une forte expérience dans le management d'équipe. Une connaissance des fonctions relatives aux secrétariats médicaux/archives serait un atout pour le candidat, sans toutefois être exigée pour le poste.

Métier : Coordinateur/trice des secrétariats médicaux et des archives

Titres et /ou diplômes et/ou formation spécifique requise : Bac +2

Missions générales :
- Planifier, organiser et piloter les activités en animant une équipe de professionnels (secrétaires médicales et archivistes) et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
- Accompagner l'application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participer aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
- Assurer la supervision médico-économique des effectifs de secrétariats et archivistes et être l'interlocuteur privilégié des professionnels (direction, médicaux, soignants, administratifs).
- Mettre en oeuvre la politique d'archivage.

Fonction d'encadrement/management :
- Participer avec la DRH au recrutement des candidats et anticiper les besoins dans le cadre de la GPMC.
- Gérer le temps de travail en adéquation avec le protocole d'accord de l'établissement.
- Etudier la charge de travail pour mettre en place des organisations, piloter l'activité, suivre et contrôler la qualité du service rendu aux usagers en fonction des moyens et ressources disponibles (matérielles, financières, humaines).
- Gérer des effectifs, des moyens matériels et logistiques (contrôle et reporting).
- Conduire les entretiens d'évaluation annuels, mettre à jours les fiches de poste, rédiger les fiches de notation. Evaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel.
- Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.
- Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes : médiation et ou prise de décision.

Connaissances/ savoir :
- Communication/ relations interpersonnelles
- Evaluation de la charge de travail
- Gestion administrative, économique et financière.
- Droit de la santé et des usagers du système de santé.
- Stratégie et organisation/conduite du changement.
- Classement et archivistique
- Réglementation des archives.
- Vocabulaire médical

Aptitudes opérationnelles/Savoir-faire :
- Fortes aptitudes au management, y compris transversal
- Piloter, communiquer, motiver plusieurs équipes.
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation.
- Analyser et optimiser un/des processus.
- Concevoir et mettre en oeuvres des changements organisationnels.
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles.
- Evaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
- Identifier les fonds d'archives à collecter.
- Utiliser les logiciels métiers et savoir les dépanner.

Qualités humaines/relationnelles /savoir être
- Porter et transmettre les valeurs de l'institution au sein des équipes.
- S'adapter à des situations variées, aux personnes, à la pluridisciplinarité, en restant maître de soi.
- Savoir rester équitable et objectif en toutes situations, y compris en cas de conflits.
- Être attentif aux autres, favoriser l'échange, veiller à la cohésion de l'équipe, établir une relation de confiance.
- Être diplomate et pédagogue pour transmettre aux équipes.
- Être force de proposition et synthétique.

Accès par :
TGV Meuse (à mi-distances entre Bar-Le-Duc et Verdun)
Paris : 1h
Verdun Metz et Verdun Reims : 1h en voiture
Bar-Le-Duc ou Saint-Dizier Nancy : 1h15 en voiture
Distance moyenne entre les sites du GHT : 35 minutes.
Présentation générale de l établissement :
Le centre hospitalier de Bar le Duc Fains Véel est intégré au GHT Coeur Grand Est, qui regroupe 8 établissements de Meuse, Marne et Haute Marne. Le GHT représente un chiffre d affaires total de 450 M.
Le site de Bar-le-Duc héberge des services de médecine interne et spécialisée, pneumologie, gériatrie, rééducation, HAD, soins de longue durée et hébergement pour personnes âgées, urgences, cardiologie, soins continus et unité neuro-vasculaire et gère un institut de formation en soins infirmiers et aides-soignants.
Le site de Fains-Véel est un établissement spécialisé dans la prise en charge de la santé mentale, à destination des enfants, adultes et personnes âgées. Il regroupe des services spécialisés dans le traitement de pathologies psychiatriques, addictions, une unité de soins de longue durée et une unité Alzheimer, ainsi qu'un Centre d'Action Médico-Sociale Précoce (CAMSP), une Maison d accueil spécialisé et une Unité de diagnostic et d évaluation de l autisme chaque année.