Assistant Assistante de Direction H/F ESSCA
Bordeaux - 33 CDD- 28 000 - 33 000 € / an
- 🕑 2 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
L'ESSCA recherche pour campus de Bordeaux un ou une, Assistant, Assistante de Direction en contrat à durée déterminée pour un remplacement (2 mois renouvelable). Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de campus, vous accompagnez la Direction pour faciliter la réalisation des opérations relevant du fonctionnement du campus et plus précisément la planification.
Missions principales :
Réaliser la planification des cours et des examens du campus :
* Construire les emplois du temps pour tous les parcours de formation du campus en fonction des contraintes de chaque programme ;
* Effectuer les annulations et reports de cours et informer les parties prenantes ;
* Coordonner les rentrées académiques : Back office, accueil, logistique, réservation des salles.
* Attribuer et optimiser la gestion des salles dans le respect des normes de sécurité.
Participer à la gestion administrative de direction :
* Participer à la réalisation de l'exercice budgétaire ;
* Assurer le traitement des démarches administratives liées à la vie de campus ;
* Assurer le suivi des effectifs étudiants ;
* Réaliser le suivi et le reporting des activités du campus (collecte des données, réalisation des tableaux de suivi.) ;
* Participer à la constitution des dossiers dans le cadre des accréditations ;
* Aider à la gestion des relations institutionnelles notamment au plan administratif : déclarations Rectorat.
* Identifier et gérer les relations fournisseurs pour la vie du campus (hôtels.) ;
* Prendre en charge et accompagner les utilisateurs ponctuels du campus (jurys, forums, séminaires, conférences.) ;
* Vérifier les heures de travail des intervenants et les transmettre de façon mensuelle à la DRH.
Elaborer, optimiser et actualiser le planning de l'utilisation du site :
* Participer à l'organisation des événements à destination des étudiants (conférences.) ;
* Organiser les réunions, manifestations et événements du site à destination de tout autre public (interne ou externe) ;
* Gérer la location des salles : établir des devis et des contrats, accompagner les locataires.
* Assurer la circulation des informations relatives à la sécurité et à l'utilisation du site ;
* Assurer un reporting sur l'utilisation et la disponibilité des salles.
En possession d'une formation Bac +2/3 à dominante gestion/administration, vous disposez d'une expérience professionnelle sur un poste similaire et d'une bonne connaissance du milieu de l'enseignement supérieur.
Votre capacité à planifier les tâches et à prioriser ainsi que votre capacité d'adaptation, d'anticipation et réactivité dans la gestion des imprévus sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Grâce à votre implication et votre professionnalisme, vous mesurez les enjeux de la rigueur sur ce poste.
Outre vos excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, votre sens du service et du travail en équipe, alliées à votre autonomie, constitueront vos principaux atouts pour vous épanouir dans vos missions.
Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques classiques (Ariane, Word, Excel, PowerPoint) et collaboratifs (OneDrive) et pratiquez un anglais professionnel tant à l'oral qu'à l'écrit.
L'ESSCA est engagée en faveur de la diversité, de la non-discrimination et de l'égalité des chances. Nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
- Bordeaux - 33
- CDD
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