Secrétaire à Temps Plein au Sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le CPN Laxou, établissement public spécialisé en santé mentale, recherche un(e) de Secrétaire au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers.

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction :
Adjoint administratif à temps plein

Liaison hiérarchique :
Directeur des instituts IFSI-IFCS, Cadres Supérieurs de Santé, Adjoint des Cadres Hospitaliers

Liaison fonctionnelle :
- En interne : avec l'équipe du secrétariat et les Cadres de Santé chargés de la formation,
- En externe : avec des personnels de l'établissements sanitaires et sociaux ainsi que des directeurs, responsables de structures, intervenants extérieurs, tutelles, organismes tels que France travail, Sant'Est CFA,

Horaire de travail :
modulable entre 8h00 et 17h00

Résidence administrative :
CPN

PRESENTATION DE L'IFSI

L'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) est rattaché à la Direction des Ressources Humaines.
L'IFSI est chargé de former les futurs Infirmiers.
3 promotions de 120 étudiants.
L'enseignement est régi par l'arrêté du 31 juillet 2009 modifié relatif au diplôme d'Etat d'infirmier.

MISSIONS FONCTIONS PRINCIPALES

- Organiser et traiter l'ensemble des informations administratives
- Entretenir les relations internes et externes de l'IFSI
- Contribuer à la politique qualité de l'institut et du RGPD

DESCRIPTION DU POSTE

1) Missions de secrétariat
- Accueil physique, logistique et téléphonique des personnes (interne et externe)
- Réception, traitement et orientation des appels, des messages téléphoniques, des courriers et courrier électroniques
- Prise de notes, traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers, conventions de stage, comptes-rendus, enquêtes et statistiques, cahiers des charges et projets de formation,
- Mise à jour des documents institutionnels (projet pédagogique, règlement intérieur, livret d'évaluation, dossier d'autorisation) et du site internet
- Classement et archivage

2) Gestion d'une promotion
- Consolidation des effectifs de la rentrée scolaire, constitution des dossiers administratifs et informatique des étudiants, suivi des sélection Parcoursup
- Suivi de la cohorte d'étudiants (arrêts de formation, financés, enquête annuelle DREES,)
- Suivi des dossiers administratifs
- Préparation ou aide à la préparation des évaluations : mise en forme du sujet, surveillance de l'épreuve, saisie des notes, classement des copies,
- Gestion administrative des stages (Courriers, conditions, conventions)
- Préparation des éléments de la CAC (Commission d'Attribution des Crédits)
- Préparation des éléments du passage d'année
- Préparation du jury final

3) Gestion des épreuves de la sélection d'entrée F.P.C. à l'institut
- Gestion des appels téléphonique et des informations relatives au profil réglementaire des candidats : orientation
- Application du calendrier des épreuves de sélection
- Préparation des dossiers d'inscription et modalités des épreuves de sélection, contrôle de la conformité des informations des dossiers de candidatures
- Sollicitation et convocation des membres du jury

a) Epreuves écrites
Mise en forme des sujets et corrigés, éditions
Préparation du matériel nécessaire aux épreuves (brouillons, listes d'émargements)
Edition et envoi des convocations aux candidats
Accueil et contrôle de l'identité des candidats
Surveillance des épreuves

b) Epreuve orale
Convocation des candidats
Préparation des salles pour les jurys et Affichages des horaires de passages
Préparation du matériel nécessaire pour les jurys

c) Résultats
Levée de l'anonymat et enregistrement des notes
Affichage et diffusion des résultats sur site internet
Suivi des propositions validées par le candidat quotidiennement sur une période définie

4) Démarche qualité et RGPD
- Elaboration et ajustement des procédures
- Veille et suivi de la traçabilité des processus
- Vigilance dans le traitement et la protection des données (RGPD)

5) Activités diverses
- Commande et gestion des fournitures du service, demandes de bons Carl
- Réservation des salles
- Gestion des dossiers étudiants via le logiciel FORMEIS et sur les points suivants :
- Financements : TransitionPro, Kairos (France Travail), Compte Personnel de Formation
- Suivi formation : RAMSES et Bourses d'études (Région GrandEst)
- Clôture de formation : inscription des étudiants au Diplôme d'Etat : ODESSA+, DREETS)

APTITUDES REQUISES

1. Maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Teams
2. Capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe et de la grammaire,
3. Aisance à communiquer (transmission d'informations ascendantes et descendantes, renseignements auprès de divers publics),
4. Autonomie et collaboration en équipe,
5. Discrétion professionnelle et respect des règles de confidentialité,
6. Anticipation, adaptation aux changements et gestion des priorités,
7. Rigueur, organisation, facultés de compréhension et d'exécution,
8. Contribuer à l'organisation des réunions (prise de note, réservation de salle),
9. Actualisation des connaissances en fonctions des missions confiées.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE
Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat.