Assistant de Direction H/F Etablissement Public Campus Condorcet

Détail du poste

L'assistant.e de direction assurera les missions suivantes en toute discrétion et confidentialité : A ce titre il.elle prendra notamment en charge :
- L'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation des visiteurs
- Le secrétariat de la Présidence et du Directeur Général dont :
- La gestion du courrier de la Présidence et du Directeur Général : Enregistrer, trier, réceptionner et envoyer le courrier
- Le classement des documents et leur archivage
- Les agendas du Président en collaboration et du Directeur Général ainsi que la prise et le suivi de leurs rendez-vous
- La préparation et le suivi des réunions et la gestion des aspects logistiques (locaux, matériels et fournitures...)
- La saisie, la mise en forme de documents
- Veiller à la bonne gestion des parapheurs depuis la mise en signature jusqu'au retour aux destinataires.

Plus généralement il.elle assure l'interface entre l'équipe présidentielle, l'ensemble des services et les partenaires.

Ces activités impliquent l'accès et la gestion de documents confidentiels (courriers réservés notamment).

Autres activités :
- Logistiques : La mise en place des buffets pour les instance (CA, CS...), les réservations auprès des hôtels, une assistance pour les réservations des salles pour certains membres de l'équipe et plus particulièrement pour la salle du Conseil d'administration
- L'alimentation de tableaux de bord
- Sur l'outil de gestion financière SIFAC : devis, saisie de bons de commande et constatation de services faits, état des dépenses.
- Assistanat dans la préparation des instances de l'établissement
- Assistanat dans la gestion d'événements
- Relais pour la gestion des badges (cantine, entrées, clefs) et pour l'organisation des instances (CA, bureaux...) notamment en période de congés.

CONNAISSANCES :
- Organisation, enjeux et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

COMPETENCES OPERATIONNELLES :
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance appréciée du logiciel SIFAC

COMPETENCES RELATIONNELLES :
- Discrétion absolue
- Capacité à évaluer et hiérarchiser des besoins
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l'initiative, de l'organisation et autonomie
- Rigueur et fiabilité
- Savoir rendre compte

Le Campus Condorcet est un nouveau campus de recherche et de formation à la recherche en sciences humaines et sociales, porté par l'établissement public Campus Condorcet. Le projet réunit onze établissements et organismes d'enseignement supérieur et de recherche. Ouvert depuis la rentrée 2019 sur le territoire d'Aubervilliers, le Campus Condorcet accueille plus de 80 équipes de recherche et près de 5000 personnes, dont de très nombreux étudiants. Il dispose d'une structure complète de services, au premier rang desquels un centre de colloques et une grande bibliothèque de recherche.

Un second site situé Porte de La Chapelle est en cours de construction, et sera livré en 2025.

L'établissement public Campus Condorcet, porteur de projet, est aujourd'hui composé d'un peu plus d'une centaine d'agents. Organisation à taille « humaine », l'EPCC poursuit son propre développement en constituant des équipes motivées et capables de relever le défi de construire, entretenir et animer ce nouveau campus de référence à l'échelle nationale et internationale.

Le Collège international de philosophie (CIPh) est composé de 50 directeurs de programme français et étrangers. Sur le modèle des universités ouvertes, le CIPh organise des séminaires, des journées d'étude, des colloques. Il publie aussi la revue en ligne Rue Descartes. Le Collège international de philosophie fondé en 1983 a intégré l'Établissement Public Campus Condorcet le 1er août 2024.

Dans le contexte de poursuite du développement de l'EPCC, et du renforcement de ses compétences dans le cadre de l'intégration du Collège international de philosophie, la Direction de la vie scientifique et des partenariats recrute un.e assistant.e financier.e et administratif.ve du CIPH.