Assistant Operations H/F Genavir

Détail du poste

Vous souhaitez exercer votre métier au sein d'une entreprise dynamique et évoluant dans le secteur de la recherche océanographique. Nous recherchons notre futur.e Assistant.e des Opérations. L'assistant.e opération participe à l'optimisation de la gestion et aux suivis documentaires des activités du service. Il.elle est en charge de la transmission de certains documents nautiques aux navires.

Intégré.e au Service Opérations (OPE) de la Direction des Navires et Opérations (DNO) et placé.e sous la responsabilité du.de la Chef.fe du service Opérations, l'Assistant.e Opérations intervient principalement sur les activités suivantes :
- Assure la gestion et la diffusion de la documentation liée aux missions auprès des différents acteurs
- Assure l'organisation de réunions de préparation de missions
- Assure la prise de notes pendant les réunions, la rédaction des comptes rendus ainsi que leur diffusion dans les délais requis
- Relance les parties prenantes dans l'objectif de respecter les engagements et les étapes des processus en vigueur
- Assure le suivi et la mise à jour de l'arborescence et des documents sur l'outil de Gestion Electronique des Documents pour le service Opérations
- Réalise l'archivage documentaire du service Opérations
- Est en charge du suivi documentaire et les diffusions de certains ouvrages nautiques
- Participe aux échanges avec les navires et les clients
- Participe à la conception et l'alimentation des reportings et des tableaux de bord du service
- Propose des actions d'amélioration sur les aspects relevant de l'assistanat de gestion des Opérations
- Peut être amené.e à participer à des projets de développement de l'entreprise à la demande du.de la Chef.fe du service Opérations

La liste des activités ci-dessous n'est pas exhaustive.

Titulaire d'un Bac +2 dans le domaine de l'assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience similaire, de préférence au sein d'une entreprise évoluant dans les secteurs maritime ou scientifique.

Vous possédez une solide maîtrise des techniques de gestion administrative et de communication, ainsi qu'une parfaite connaissance des normes rédactionnelles et des méthodes de prise de notes.

Vous êtes également familier avec les outils d'archivage documentaire (outils collaboratifs, plannings partagés, etc.) et avez une bonne compréhension des enjeux de la transformation numérique, ainsi que des méthodes et outils utilisés pour organiser des réunions efficaces.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et avez un niveau avancé sur Excel.

La maîtrise de l'anglais serait apprécié.

Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur et votre curiosité. Vous savez faire preuve de réserve et de discrétion. Vous faites preuve d'autonomie et avez un bon sens des priorités, tout en étant capable de travailler efficacement en équipe. Votre capacité d'écoute et votre disponibilité sont des atouts majeurs, tout comme votre esprit positif qui contribue à renforcer la cohésion au sein de l'entreprise.

REJOIGNEZ NOUS AFIN DE PARTICIPER AU SOUTIEN OPERATIONNEL DE LA COMMUNAUTE SCIENTIFIQUE ET CONTRIBUER A L'EXPLORATION DU MILIEU MARITIME

Créée sous la forme d'un GIE en 1976, Genavir est devenu le 01 janvier 2020 une société par actions simplifiée unipersonnelle dont l'associé unique est l'IFREMER. Genavir est aujourd'hui l'opérateur principal de la Flotte Océanographique Française.

Compagnie de Navigation Maritime certifiée ISM* (International Safety Management Code) et ISO 9001, Genavir est adhérent au syndicat professionnel des entreprises françaises d'armement maritime (Armateurs de France). Genavir assure la gestion, l'exploitation et la maintenance de navires côtiers et hauturiers, du sous-marin habité Nautile, de ROV, d'AUV, d'équipements de sismique, de carottage et de tout autre équipement dédié aux opérations de recherche scientifique conduites en mer.

L'entreprise assure également l'acquisition, la qualification, et le traitement de données océanographiques, hydrographiques et halieutiques. Elle possède une expertise de premier plan dans l'exploitation d'équipements acoustiques de recherche : sondeur multifaisceaux, courantomètre, gravimètre, thermosalinographe... et de tout leur environnement électronique.