Office Assistant H/F Sofyne Active Technology

Détail du poste

Nous recherchons un(e) Office Assistant (F/H) pour aider à l'organisation et à la gestion des opérations administratives quotidiennes de l'entreprise et assurer le bon fonctionnement du bureau.

Les principales missions sont (liste non exhaustive) :

· Gérer l'accueil : accueillir les clients et visiteurs

· Réceptionner les appels entrants et autres communications

· Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux

· Aider à l'organisation et à l'entretien des espaces communs du bureau

· Gérer les stocks et les approvisionnements des consommables (achat et suivi)

· Gérer les moyens généraux : gestion et coordination des prestataires externes (assurances, flotte automobile, bailleur, syndic, consommables, entretien des locaux...) et suivi budgétaire ;

· Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons quotidiennes

· Planifier les rendez-vous et les réunions. Mettre à jour les calendriers.

· Veiller à ce que la zone de réception, les salles de conférence et toutes les zones communes soient propres et présentables, avec tous les articles de papeterie et équipements nécessaires.

· Assurer une coordination étroite avec les fournisseurs et les prestataires de services externes.

· Aider à l'organisation des événements de l'entreprise en collaboration avec le service marketing (réunions clients, fêtes de fin d'année, événements ponctuels, etc.).

· Aider les managers dans leurs tâches quotidiennes

· En lien avec la DRH, s'assurer, en lien avec la DRH, du respect des mesures de sécurité par les salariés. Participer au processus d'intégration des nouveaux collaborateurs. Assurer et optimiser l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs (bureau, matériel, accès...)

· Organiser le tri et l'archivage de documents

· Expérience professionnelle d'au moins 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement exigeant ;

· Capacité à gérer les priorités ;

· Sens du service, ouverture d'esprit et bon sens relationnel ;

· Goût du travail en équipe et capacité d'adaptation.

· Organisation, rigueur et respect de la confidentialité sont impératifs ;

· Autonomie dans la gestion de la charge de travail ;

· Bon niveau d'anglais et de français à l'oral comme à l'écrit et maîtrise avancée des outils bureautiques de la suite Microsoft Office et utilisation d'outils dédiés (outils de gestion).

Saphir est le groupe né du rapprochement de Sofyne Active Technology et AG Solution, avec l'ambition de se positionner comme leader de l'industrie 4.0 en Europe. Présent dans plusieurs pays (France, Belgique, Espagne, Portugal, Royaume-Uni, Pologne, Suisse, Pays-Bas, Allemagne, Ukraine et États-Unis), Saphir rassemble plus de 400 ingénieurs et consultants. Le groupe accompagne ses clients dans l'optimisation de leurs processus industriels à travers une offre complète de services et d'expertises en transformation digitale.