Assistant - Assistante de Direction H/F Mairie
Dévoluy - 05 CDD- 🕑 6 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Plus proche collaborateur(rice) de la directrice des services de la commune, vous serez chargé(e) de son secrétariat, de celui du maire et des adjoints.
Vous apporterez une aide permanente à la directrice en terme, d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil, de préparation, de classement et de suivi des dossiers.
MISSIONS :
- Secrétariat de la Directrice des services de la commune, du maire et des élus (planification de réunions, rédaction et mise en forme de courrier, compte-rendu.)
- Préparation des documents préalables et postérieurs au Conseil Municipal et coordination avec les services (note de présentation, projets de délibération.), des arrêtés et décisions du maire
- Participation à des réunions, prise de notes et rédaction des comptes-rendus
- Gestion du courrier « arrivée » et « départ » (enregistrement, transmission, suivi des réclamations, prise en charge et au retour des services dans le respect des échéances et des consignes)
- Transmission et notification des arrêtés, délibérations, décisions et marchés publics
- Gestion de planning de réservation, d'agenda dont celui des élus
- Suivi de dossiers particuliers dont la préparation (arrêtés, convention.) de la saison hivernale des domaines skiables (alpin et nordique) de la saison estivale du domaine dédié au VTT de descente en collaboration avec l'exploitant des remontées mécaniques et le service jeunesse et sport
Relations avec les différents services (finances, tourisme et culture, jeunesse et sports, techniques, ressources humaines, affaires générales), avec des partenaires locaux (exploitant du domaine skiable, Office de Tourisme etc) et départementaux (Préfecture, Communauté de communes.)
Travail en lien avec le maire, les élus et la directrice générale des services
PROFIL :
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, internet) et les logiciels spécifiques. Maîtrise rapide dans l'apprentissage des logiciels
- Maîtrise des techniques rédactionnelle
- Rapidité d'exécution, autonome mais sachant rendre des comptes, organisé (e), rigoureux(se), capacité d'adaptation aux situations difficiles (gestion de l'agressivité),
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Formation de niveau Bac à Bac +2 ou expérience significative dans le domaine de l'accueil et la gestion de dossiers administratifs
- Disponibilité (travail soumis à des pics d'activité en fonction des obligations de service)
CONDITIONS :
Contrat à durée déterminée de 6 mois
Temps complet
Rémunération statutaire
CNAS
Tickets restaurant
Régime indemnitaire
Participation employeur mutuelle santé et prévoyance maintien de salaire
Cadre d'emploi : adjoint administratif catégorie C ou rédacteur catégorie B
Poste à pourvoir : le plus vite possible
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Discrétion professionnelle et confidentialité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Bienvenue chez Mairie
La commune du Dévoluy compte 930 habitants permanents et est surclassée 20 000 à 40 000 habitants.
Commune touristique avec une station de ski répartie sur deux domaines, Superdévoluy et la Joue du Loup totalisant 21 000 lits.
Les services administratif, techniques, population, tourisme et sport comptent 66 agents avec le personnel saisonnier.
- Dévoluy - 05
- CDD
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