Secrétaire de Direction H/F Pôle Emploi
Saint-Germain-en-Laye - 78 CDD- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Présentation générale de l'EPLEFPA : Établissement rural d'environ 350 élèves comprenant 5 centres constitutifs : lycée, CFPPAH, CFA, exploitation et atelier paysager,
Les formations initiales proposées sont professionnelles, technologiques, générales ainsi que des formations supérieures courtes.
Les pôles de compétences sont l'environnement et l'aménagement
Traite, exploite et suit une partie des informations de l'établissement (correspondance courante, dossiers spécifiques), joue un rôle d'interface auprès de multiples et divers interlocuteurs et contribue à faciliter le quotidien des directeurs.
- Assister le Directeur et l'équipe de direction dans les différentes missions administratives.
- Traiter les contacts du directeur : filtrage des interlocuteurs, transmission des décisions
- Diffuser les informations et documents en interne ou externe,
- Rassembler, organiser, coordonner la transmission et la rédaction d'information (rédaction, de rapports, tableaux, de lettre administratives),
- Elaboration de base de données, Recherche documentaire si nécessaire,
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions.
- Préparer des dossiers, les rendez-vous, les réunions des Directeurs
- Reproduction des documents,
- En collaboration avec la Directrice et/ou le Secrétaire Général, organisation et suivi des élections des représentants, des apprenants, des personnels et des parents d'apprenants.
- Préparer les dossiers des différentes instances de l'EPLEFPA :
* Envoi des convocations, courriers d'information
* Secrétariat des documents préparatoires
* Appui au secrétariat de séance, élaboration du compte-rendu, rédaction
* Suivi des conseils des différents centres,
* Suivi du Conseil d'Administration
- Assister à des réunions et à la demande de la Direction afin de rédiger le compte rendu, saisir et mettre en forme tout document et tout particulièrement ceux à caractère confidentiel,
Gérer le planning des salles de réunions.
- Préparer les dossiers des différentes instances : Relation avec l'ensemble des personnels du site, relation avec les contacts extérieurs de l'EPLEFPA
Maîtrise
- Avoir des capacités rédactionnelles de lettres administratives et comptes rendus,
- Capacités de rigueur dans l'application des règles, d'organisation et de priorisation,
- Se tenir informé de l'évolution de la réglementation.
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Power Point,
- Savoir hiérarchiser les urgences, réactivité
Maîtriser les méthodes de prise de note, savoir restituer et transmettre l'information sous forme synthétique.
Savoir être EXPERT : Sens de l'organisation, Être rigoureux, Capacité d'adaptation, Discrétion, Intégrité, Conscience professionnelle aigue
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Saint-Germain-en-Laye - 78
- CDD
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