Secretaire Administrative en Hdj Allergologie et Efr H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du posteSECRETAIRE ADMINISTRATIVE EN HDJ ALLERGOLOGIE et EFR F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
Présentation du service
Le service situé au 2ème étage du bâtiment «clinique Robert-Debré» se compose de 33 places assurant en moyenne 5500 séances par an et répartis sur 2 secteurs A et B.
- L'Hdj A comprend 9 places et reçoit des enfants adressés pour une prise en charge et un suivi en allergologie. Il accueille également des enfants adressés par les services de pédiatrie pour des bilans diagnostics ou le suivi d'une pathologie chronique
- L'Hdj B comprend 21 places et reçoit majoritairement des enfants adressés par les services de pédiatrie venant pour des traitements d'une maladie chronique.
- Service des Explorations Fonctionnelles Respiratoires

Le service est situé au RDC du bâtiment «clinique Robert Debré» et se compose de 4 boxes d'examen et d'une salle d'ETP. Il reçoit majoritairement des enfants venant pour un diagnostic et/ou une visite de contrôle.

Les services assurent des fonctions de soins, d'enseignement et de recherche

Vos missions
Missions générales : (répertoire des métiers)

v Organiser de façon optimale, la programmation du séjour de l'enfant venant pour

o Prise en charge en Hôpital de jour allergologie : Test de provocation alimentaire, bilan asthme sévère, bilan Œsophagite à éosinophiles et parcours multidisciplinaires allergologie

o Prise en charge en unité d'épreuves fonctionnelles respiratoires

o Utilisation des outils existants : fiche de programmation type, check-list, logiciel « Aghate » et ORBIS

v Apporter une réponse téléphonique aux familles

v Réponse aux mails via la boite générique de l'ALLERGOLOGIE et celle des EFR

v Suivi des demandes

Missions permanentes :

v Organisation des séjours en HDJ ALLERGOLOGIE

o Programmation du parcours de soin et convocation des enfants à partir de la demande médicale

o Organisation de l'activité de programmation en collaboration avec les médecins, l'infirmière coordinatrice, et l'encadrement au regard des priorités identifiées :

o Traitement des demandes en urgence

o Préparation des devis pour les enfants venant de l'étranger (selon procédure)

v Travail en binôme avec le secrétariat des Epreuves Fonctionnelles Respiratoires :

o Programmation des RDV d'EFR simples ou dans la cadre d'un HDJ EFR-ETP en lien avec le médecin, le pharmacien, les techniciens et l'encadrement

o Accueil des patients aux Epreuves Fonctionnelles Respiratoires en binôme avec l'Aide-Soignante

o Gestion des urgences au regard de la procédure dégradée et en cas d'absence du binôme

o Travail en lien avec le CIC

Missions ponctuelles ou spécifiques (liste non exhaustive) :

o Gestion des dossiers d'allergologie en lien avec les archives (commande, retrait et retour)

o Travail en lien avec les agents de service civique

o Participation aux projets spécifiques des services

o Participations aux réunions et groupes de travail

o Assurer les suivis des missions prioritaires en cas d'absence

o Assister aux réunions d'équipe

o Assurer la clôture des séances en fin d'année

Profil recherché
Posture calme
Qualités relationnelles
Aimant le contact avec le public
Sachant faire preuve de discrétion professionnelle
Rigoureuse, à l'écoute et ordonnée
Capable de travailler dans un bureau partagé
Savoir organiser son travail et faire preuve d'autonomie
QUALITES ET COMPETENCES
Accueillir le patient et sa famille
Avoir une posture professionnelle dans les interactions avec les patients même en cas d'agressivité ou dans le cadre d'une gestion de conflit
Travailler en équipe pluri-disciplinaire et en collaboration directe avec l'encadrement
Faire preuve d'ordre, de rigueur et de méthode
Maitriser les logiciels disponibles sur l'hôpital (ORBIS, GILDA, AGHATE...) afin d'organiser les circuits patients en coordonnant les rendez-vous

Horaires de travailHoraires de travail variables en 7h30 ou 7h36

Description de l'hôpitalSitué à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.
Service d'affectation HDJ ALLERGOLOGIE et EFR
Référence de l'offreCUP-9079