Secrétaire-Assistant·e H/F Eurometropole de Strasbourg
Strasbourg - 67 CDI- 1 820 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Détail du poste
Vous êtes chargé-e de participer dans le respect des procédures qualité et sécurité, au bon fonctionnement du service par la réalisation des missions administratives en support aux différents départements (gestion des courriers entrants et sortants, frappe et mise en forme de documents, classement, diffusion de l'information, accueil téléphonique, gestion des fournitures de bureau.).
Activités principales :
Réaliser la saisie et la mise en forme des courriers et documents du service (lettres, rapports, délibérations, devis, factures, arrêtés.) sur l'ensemble des thématiques.
Relire, corriger et rédiger des courriers.
Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier entrant et sortant, en portant une attention particulière aux courriers sensibles.
Assurer l'enregistrement et le suivi des délibérations, en veillant aux échéances.
Assurer le suivi des plaintes, veiller aux délais de réponse et relancer les responsables de département si besoin.
Réceptionner, traiter et diffuser les informations (fax, notes de service, courriers, courriels.).
Assurer la gestion des ordres de mission pour le service, assurer leur liquidation et suivre les budgets en lien avec la comptabilité.
Garantir l'approvisionnement du service en fournitures de bureau (matériel, papier, tampons, enveloppes.) en réalisant les commandes dans le respect des budgets alloués.
Réaliser l'archivage dématérialisé des documents selon la procédure du système de management de la qualité.
Assister les cadres du service en fonction de leurs besoins sur les activités de secrétariat.
Assurer l'accueil physique du service dans un souci de qualité de service dans le respect des procédures définies dans le système de management de la qualité.
Assurer l'accueil téléphonique du service (hors appels des urgences techniques et appels des abonnés relatifs aux factures) en apportant une réponse ou le cas échéant en notant et orientant les appels dans le respect des procédures définies dans le système de management de la qualité.
Assurer les permanences téléphoniques du service.
Tenir à jour les tableaux de bord d'activité du secrétariat et éditer les statistiques.
Participer au bon fonctionnement du secrétariat et proposer des améliorations.
Être le/la référent-e des Moyens généraux pour les questions relatives au courrier et au matériel.
Participer aux démarches de certification du service et à la mise à jour des procédures et indicateurs du secrétariat.
Conditions de travail
Lieu de l'exercice : Quai Fustel de Coulanges à Strasbourg.
Le profil recherché
Experience : 6 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Strasbourg - 67
- CDI
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