Adjoint Administratif au Sein des Services Economiques H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Présentation du service d'affectation
Le poste d'Adjoint Administratif est à pourvoir au sein de la Direction des Services Economiques.
C'est un poste à temps plein de Gestionnaire Administratif des Services Economiques qui nécessite des connaissances bureautiques/informatiques et comptables ainsi qu'une adaptabilité au travail et à l'équipe.
Description synthétique du poste
Le Gestionnaire administratif a pour missions d'assurer la gestion du processus comptable des commandes, des liquidations et du mandatement des factures relatives aux comptes budgétaires dont il a la charge (selon les missions décrites ci-dessous).
Missions principales
Liquidation et Mandatement des factures :
Réception des factures sur le portail CHORUS
Rapprochement des factures et des commandes
Contrôle du service fait
Contrôle de l'exactitude de la facture au regard du marché et/ou devis et de la réception
Scanner les factures réceptionnées au format papier (hors Chorus) pour une liquidation en pré démat
Liquidation des factures
Mandatement des liquidations
Suivi et traitement des litiges et contentieux en lien avec l'encadrement, les fournisseurs et la Trésorerie
Suivi des engagements et liquidationssur les comptes d'exploitation :
Participation à la clôture annuelle conformément aux procédures définies
Contrôle régulier de l'état des commandes non réceptionnées et/ou non facturées
Faire les corrections
Annulation des reliquats
Relance des fournisseurs- demander les duplicatas de factures
Relance des personnes en charge de la validation du service fait
Passation des commandes :
Engagement des commandes liées aux comptes budgétaires dont il a la charge et commandes urgentes en l'absence de l'agent titulaire du poste.
Traitement des commandes sur Asset + en l'absence de l'agent titulaire du poste.
Missions annexes
Interlocuteur de la Trésorerie dans les diverses demandes relatives à son domaine d'activité
Participation, avec son cadre, à la formalisation et l'adaptation des procédures, protocoles, modes opératoires, consignes relatives aux différents domaines d'activités.
Participation aux formations régulières Cpage domaine de la Gestion Economique et Financière (GEF)
Continuité de service : renfort à ses collègues en cas d'absence (sur poste similaire)
Liaisons fonctionnelles
Relations internes et externes :
Services des finances,
Services économiques et cellule marchés
GAPM,
Magasin central,
Services de l'établissement,
Fournisseurs,
Transporteurs,
Trésorerie.
Liens hiérarchiques
Adjoint des cadres des Services Economiques,
Responsable des Services Economiques.
Conditions d'exercice
Rythme de travail :
Horaire fixe du Lundi au Vendredi
7h40 par jour compris dans l'amplitude du service : 8h-17h

Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
- Connaissances /Expériences en matière de Comptabilité
- Aisance avec les outils informatiques
Pré requis souhaités :
Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21
Diplôme requis :
Niveau Bac ou Bac +2