Assistant Medico-Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Lieu d'exercice
CERES Site de BAILLEUL
Unité de consultations de recours et de recherche dans le cadre d'un programme PLUTON en lien avec le CHU de LILLE et l'EPSM Lille Métropole

Missions générales

Missions principales confiées à l'agent :
- Assurer avec dynamisme et organisation, l'accueil des patients et le soutien administratif aux professionnels médicaux
- Coordonner le parcours patient
- Organiser les rendez-vous médicaux
- Gérer les dossiers médicaux et assurer la confidentialité des informations (classement, archivage)
- Assurer le suivi de statistiques relatives à la file active et aux données d'activités
- Réaliser les tâches de secrétariat classique comme la saisie des courriers de liaison et la gestion des appels téléphoniques
- Gérer les stocks de fournitures

Description des missions et activités du poste
- Assurer la permanence téléphonique des usagers : gérer les demandes de rendez-vous sur la base de protocole dans les agendas électroniques médicaux; transmettre les informations aux professionnels concernés après identification de la demande
- Assurer l'accueil physique des patients avec recueil des renseignements relatifs à l'identité et au motif de consultation, et l'orienter en fonction du médecin
- Informer les professionnels de l'organisation des soins en étant en relation avec les autres structures du Pôle en ce qui concerne la Psycho-Réhabilitation, ou des Pôles participants du CERES, ainsi que les partenaires et professionnels de santé extérieurs
- Organiser le planning des consultations, définir et préparer le matériel et les locaux, saisir l'activité réalisée dans le système d'information
- Planifier des synthèses, les réunions internes au service ou toute circonstance le demandant. Programmer, lancer les invitations et réaliser les compte-rendu.
- Gérer les dossiers médicaux : créer et actualiser, en support papier ou le Dossier Patient Informatisé. Respecter la procédure liée au Service des Archives Centrales
- Participer à la mise en place de nouvelles activités
- Participer à des groupes de travail et nourrir une réflexion sur l'amélioration des pratiques
- Etablir des bons de transport
- Gérer les stocks de fournitures : établir les besoins annuels de fournitures de bureau ainsi que les commandes des imprimés délivrés par la CPAM ou par le Service Communication (cartes de visite, ordonnanciers, etc).

Missions transversales et ponctuelles
- Participer aux réunions au sein des unités ou tout site du territoire
- Encadrer et former les professionnels AMA contractuels
- Accueillir des stagiaires en cursus de formation de secrétaire médical
- Préparer les dossiers en vue des audits dossiers patients
- Participer à divers groupes de travail : Procédure de Certification
- Effectuer les tâches de secrétariat et tenue des statistiques des unités de soins de la Plateforme de Réhabilitation, des Appartements Thérapeutique et de l'unité de soins au long cours

Caractéristiques particulières du poste
Moyen mis à disposition : bureau, ordinateur avec logiciels bureautiques, téléphone, copieur

Contraintes spécifiques :
- Horaires en journée du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30
- Mobilité au niveau des structures du Pôle de Flandre Intérieure
- Permis B
- Mobilité en raison de possibles déplacements sur les Etablissements du Groupement Hospitalier de Territoire et le Centre Hospitalier Universitaire de LILLE
- Quotités de temps de secrétariats réparties : au P4 (10 %), Pégase (20 %), la Plateforme de Réhabilitation (20 %), CERES (50 %), à réaliser au CERES.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
N+2 : Directeur de pôle
N+1 : Cadre administratif de pôle
Relations fonctionnelles :
Assistantes Médico-Administratives des Pôles concernés par le Projet PLUTON - Praticiens Hospitaliers et Internes Psychologues Cadres de santé - Infirmiers- - Assistants sociaux Centres Hospitaliers Professionnels de santé libéraux CHU- EPSM Lille Métropole - Encadrement paramédical - Services administratifs de l'EPSM Pharmacies de ville - Organismes tutélaires Laboratoires d'Analyse Médicales

Compétences attendues et souhaitées
Formation ou qualification
- Baccalauréat Sciences Médico-Sociales ou équivalent.
- Droit hospitalier avec les modalités d'accès au dossier patient et textes régissant la santé mentale

Connaissances particulières
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word Excel-POWER POINT), messagerie et logiciel Dossier Patient
- Bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire, conjugaison) et de la terminologie médicale
- PMSI
- Charte de l'Identitovigilance
- Connaître et appliquer le RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données
- Connaître les modes dégradés de prise en charge en cas de panne informatique
- Savoir prendre des notes de manière rapide et synthétique
- Connaître le milieu hospitalier et le fonctionnement de la sectorisation en psychiatrie

Savoir-faire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Aptitudes rédactionnelles : rédiger et mettre en forme des notes, documents, courriers
- S'exprimer avec professionnalisme
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Utiliser les outils bureautiques.
- Savoir anticiper et être réactif.
- Savoir-être
- Etre accueillant, discret et respecter le secret professionnel.
- Sens des responsabilité et engagement
- Etre rigoureux et organisé.
- Etre ponctuel et disponible