Assistant de Direction H/F Ville de Lyon
Lyon 2e - 69 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Les missions du poste
Rattachée à la Délégation Générale au Développement Urbain la Direction de la Mobilité Urbaine est composée d'une vingtaine d'agents, a en charge la gestion du stationnement payant sur voirie, la gestion des arrêtés permanents de circulation et de stationnement et l'expertise dans le domaine de la mobilité sur le territoire.
Organisée autour de 2 services opérationnels (stationnement sur voirie et livraisons/mobilités et réglementation) et d'un service ressources, la DMU pilote des projets stratégiques liés au plan de mandat. Le service ressources met en oeuvre les moyens nécessaires au bon exercice des missions de la Direction.
Dans ce cadre, la Direction de la Mobilité Urbaine recherche son assistant de direction.
Sous l'autorité de la Responsable du service Ressources, vos missions principales sont :
- Assister le directeur dans la gestion de son agenda, la planification des réunions pour l'ensemble de la Direction et la transmission des informations auprès de différents interlocuteurs.
- Assurer les missions d'antenne de gestion RH, en fournissant des réponses de premier niveau aux agents et en exécutant des opérations RH de proximité (gestion des absences, transmission d'informations aux agents, managers et pôle RH),
- Apporter un appui administratif aux responsables de service et aux chefs de projet notamment pour l'organisation de réunions et le suivi administratif des arrêtés.
MISSIONS PRINCIPALES :
Planification de réunions
Suivre les agendas de l'équipe et du Directeur
Organiser les réunions de la Direction selon les priorités
Réserver les salles et rédiger les comptes rendus de réunion
Gestion administrative et organisation
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
Gérer le courrier et assurer le classement des dossiers
Assurer le suivi des circuits de validation et signatures dans le respect des procédures
Gérer les commandes de fournitures de bureaux, informatique et mobilier
Accueil et relation avec les interlocuteurs
Répondre aux demandes des agents et partenaires
Filtrer et orienter les appels et courriers
Coordonner les échanges entre les différents services
Assurer le lien avec les services de maintenance des locaux et le correspondant informatique
Support RH de proximité
Informer les agents sur les démarches RH et suivre leurs demandes
Assurer la gestion des absences, formations et éléments variables de paie (transports, heures supplémentaires, domiciliation bancaire)
Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs
MISSIONS SECONDAIRES :
En l'absence de l'assistante en charge du suivi administratif des arrêtés vous assurez l'intérim de ses missions.
En l'absence de la gestionnaire en charge de la saisie des délibérations vous assurez l'intérim de ses missions dans l'outil Airsdélib.
Nos étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l’offre à laquelle vous postulez.
-
Analyse des candidatures par les ressources humaines et le service recruteur
-
Si votre candidature est sélectionnée, proposition d’une date d’entretien
-
Des tests peuvent vous être proposés selon les postes (techniques, orthographe,...)
-
Organisation des entretiens, en présentiel dans la plupart des cas
-
Si votre candidature est retenue, vous êtes contacté par les ressources humaines
-
Si votre candidature n’est pas retenue, vous recevrez un mail à la fin du processus
Le profil recherché
- Excellentes compétences en organisation et gestion administrative
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint ou Only Office)
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur
- Progiciels spécialisés (Astre RH, GTA, Chronogestor, Airsdelib...)
- Techniques de classement et archivage
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation
Raisons de nous rejoindre
-
Une prime de fin d'année
-
Télétravail 2 jours par semaine selon les métiers
-
Expérimentation en cours de la semaine en 4 jours ou 4,5 jours
-
Un forfait « Mobilités Durables » : Jusqu'à 300€ par an
-
10 semaines de congé paternité, contre 4 semaines dans le cadre légal
-
Un congé menstruel et un congé lié à une interruption de grossesse
-
Carte ticket restaurant : 8,50 euros par jour dont 60% pris en charge
-
Une participation transports en commun ou Velo’v à hauteur de 75%
Bienvenue chez Ville de Lyon
Au coeur de la Métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d'un budget consolidé d'un budget de 798 millions d'Euros et d'un effectif de 10 000 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe et souhaite désormais s'engager pleinement dans une politique globale de transition écologique.
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