Chargé des Inscriptions en Centre de Loisirs H/F Ca du Libournais

Détail du poste

La Cali est fortement engagée pour offrir des modes d'accueil et des activités des tout-petits jusqu'aux jeunes adultes.

A ce titre, le service Enfance gère 19 centres de loisirs accueillant chaque année 4000 enfants, âgés de minimum 3 ans, pendant les mercredis et les vacances scolaires.

Le service Enfance est constitué d'une équipe de :
- 3 coordonnateurs (une coordinatrice, un adjoint (appel à candidatures en cours) et une troisième de coordination),
- 1 assistante administrative,
- 1 chargé des inscriptions en centres de loisirs (objet de cet appel à candidatures), 1 gestionnaire des inscriptions et 1 renfort est assuré pendant la période d'actualisation des dossiers (avant l'été et jusqu'à la rentrée de septembre)
- 15 équipes de direction des centres de loisirs.

Créé en janvier 2022, doté du logiciel de gestion Mushroom Software et d'un portail famille, le pôle inscription constitue un levier essentiel dans le fonctionnement global du service Enfance.

Aujourd'hui, le service enfance doit poursuivre son ambition d'amélioration constante de la qualité du service rendu aux usagers, notamment sur le volet inscriptions et réservations des places.

Dans ce contexte, et suite à une vacance de poste, la CALI recrute au sein de sa Direction Petite Enfance, Enfance, Jeunesse, Culture, un chargé des inscriptions (H/F), à temps complet.

Missions :

Sous l'autorité hiérarchique de la Coordonnatrice Enfance, vous pilotez les inscriptions en centres de loisirs.

Vous êtes garant de la qualité du service rendu aux usagers, du bon fonctionnement du logiciel et de son portail famille. Vous mettez en place les grands principes d'une démarche qualité et contribuez à l'identification des besoins du territoire en matière d'accueil.

Activités principales :

Vous êtes garant du bon fonctionnement des inscriptions en centre de loisirs. A ce titre, vous mettez en oeuvre les moyens organisationnels et outils techniques permettant une fiabilisation des procédures : complétude des dossiers d'inscription, calendrier des ouvertures des réservations, communication à destination des familles et des collaborateurs, accompagnement des usagers et gestion des réclamations, paramétrage du logiciel conformément au règlement de fonctionnement des centres de loisirs et aux décisions politiques (tarifs, capacités, périodes d'ouverture, etc.).

Vous pilotez la facturation aux familles.

Vous contribuez, grâce aux extractions du logiciel métier et aux données du service, à l'identification des besoins du territoire en matière d'accueil : évolutions des fréquentations et des listes d'attente, veille sociale et démographique, etc.

Vous élaborez des propositions visant à la simplification et l'optimisation des démarches administratives pour les usagers, et pour les utilisateurs (coordination, directeurs des centres de loisirs).

Vous encadrez l'agent en charge de la gestion l'accueil des familles (gestion des appels téléphoniques et des mails) et du logiciel ; et assurez la continuité de service en son absence.

Vous avez des connaissances générales sur le fonctionnement des centres de loisirs, et particulièrement sur les inscriptions et la gestion de la relation avec les usagers.

Vous avez une forte appétence pour l'informatique et les logiciels métiers. Vous maitrisez les techniques et les outils de traitement des informations liées aux usagers/familles.

Vous êtes force de proposition pour l'amélioration du service rendu aux usagers.

Vos qualités relationnelles et managériales sont reconnues, tout comme vos capacités rédactionnelles et de synthèse.

La Communauté d'Agglomération du Libournais (La Cali) a pour objet d'associer, au sein d'un espace de solidarité, des communes qui souhaitent agir, ensemble, sur des projets communs de développement et d'aménagement de l'espace, mais aussi sur la mise en place de services de proximité. Composée de 45 communes (92 000 habitants), elle porte des projets communs indispensables à l'attractivité du territoire de développement et d'aménagement de l'espace, mais s'emploie également à proposer, aux habitants du territoire, des services de proximité.

Située au confluent des rivières de l'Isle et de la Dordogne, en fond d'estuaire de la Gironde, Libourne (25 000 habitants) est devenue elle-même confluence : de rivières, de terres, de langues et d'hommes. Bastide du 13ème siècle, située à 20 min de la Métropole bordelaise et profitant du dynamisme démographique de la Gironde (+ 15 000 nouveaux habitants par an), la ville de Libourne bénéficie d'une situation exceptionnelle à proximité de vignobles prestigieux (Saint-Emilion, Pomerol). Sous-Préfecture de l'arrondissement, Libourne est la ville centre de la Communauté d'Agglomération du Libournais (45 communes, 92 000 habitants) et rayonne sur un bassin de vie d'environ 150 000 habitants.