Assistant Economat H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif MISSION
Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, relances,)

PROFIL RECHERCHE
Expérience requise en secrétariat, gestion administrative et frappe de compte-rendu (Niveau 4 ou 5).

SITUATIONS DANS LA STRUCTURE
Placé sous l'autorité hiérarchique de l'Ingénieure travaux et Achats et économat

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Personnel de l'établissement.

Trésorerie hospitalière de Soissons

Les assistants techniques de la maîtrise d'ouvrage

Consultants dans le cadre des travaux d'investissement

Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations.

Partenaires, prestataires extérieurs pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations.

ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer le suivi financier des projets d'investissements

Emettre les ordres de services aux prestataire travaux,

Suivre, télécharger, traiter, mandater et liquider les factures sur Chorus-pro,

Suivre les amortissements sur les équipements d'investissement

Superviser et coordonner le travail des différents intervenants sur le chantier

Notes, frappe et mise en forme de documents.

Planification de réunions, événements spécialisés.

Réception et traitement d'appels téléphoniques.

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Traitement de courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).

SAVOIR FAIRE / SAVOIR ETRE
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.

Utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.

Adapter et optimiser un planning de réunions, d'événements,

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Classer des données, des informations, des documents de diverses natures.

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Utiliser les outils comptables (E-magh2,)

Planifier et organiser les réunions avec divers interlocuteurs

Utiliser les outils bureautique (Word, Excel,.) / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES REQUISES
Connaissance comptable basique, des techniques de secrétariat et de la bureautique.

Description
Niveau de connaissance
Accueil téléphonique - Connaissances générales

Bureautique - Connaissances opérationnelles

Classement et archivistique - Connaissances générales

Communication / Relations inter-personnelles - Connaissances générales

Notion comptables, Droit hospitalier, pack Microsoft - Connaissances générales

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement - Connaissances opérationnelles

Notion de saisie, de frappe et de compte rendu secrétariat - Connaissances opérationnelles

Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum.

Connaissances opérationnelles :
Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans.

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL / CONTRAINTE DU POSTE
Poste en journée
Pas de week-end ni jours fériés.
Horaires de bureau pouvant être modifiés ponctuellement en fonction d'échéances à respecter.

RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
Position assise prolongée