Assistant de Direction H/F Departement de la Haute-Marne
Chaumont - 52 CDI- 2 100 - 2 300 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de la contractualisation et de l'administration de la direction générale adjointe du pôle des Solidarités, vous réalisez notamment les missions suivantes :
Soutien au directeur dans l'organisation des missions et des tâches de la direction :
- Assister le directeur dans la transmission d'informations internes et externes ;
- Gérer et coordonner l'agenda du directeur, planifier, organiser et suivre les rendez-vous ;
- Assurer l'organisation pratique des réunions (réserver les salles de réunion ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels, préparer les fonds de dossier) ;
- Mettre en oeuvre la rédaction, la mise en forme des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus.)
- Suivre et classer les courriers réservés (demandes et réponses de la direction) ;
- Gérer le planning de la mission accueil du public à Issartel ;
- Coordonner la dématérialisation et suivre les parapheurs de la direction ;
- Suivre les conventions gérées par la direction ;
- Gérer les fournitures administratives (recensement des besoins, commande et gestion des stocks).
Gestion du courrier non dématérialisé :
- Participer à l'ouverture et au tri des courriers du Département avec le Service courrier ;
- Distribuer les courriers
Les fonctions pourront évoluer avec la mise en oeuvre de la dématérialisation des courriers.
Intendance de la direction générale adjointe pôle Solidarités :
- Gérer le stock de fournitures de la DGAPS sur les 3 sites (gestion des commandes de papier et enveloppes) ;
- En l'absence de l'agent responsable de l'entretien et suivi du parc automobile, et en lien le centre technique départemental, assurer le suivi technique des véhicules du site de Chaumont et de la direction ;
- En lien avec le service intendance, être le(la) référent(e) de l'entretien des locaux de la direction (bâtiment Issartel).
Gestion du matériel de la PMI :
- Demander les devis à partir du recensement des besoins établies par la coordinatrice de la PMI ;
- Procéder à la mise en concurrence et établissement des devis ;
- Gestion des commandes et édition des bons de commande ;
- Réception des livraisons et préparation de la distribution dans les CAS ;
- En lien avec le service intendance, demande de N°' inventaire et étiquetage des matériels ;
- Contrôle des factures et mise en paiement ; rattachements des engagements comptables à l'exercice.
Profil recherché :
- Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.),
- Maîtrise de l'outil informatique (World, Excel)
- Goût pour le travail en équipe
- Disponibilité, rigueur et méthode
- Discrétion et réserve
- Permis B
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Bienvenue chez Departement de la Haute-Marne
Conseil Départemental de la Haute Marne
Direction des Ressources Humaines
1, rue du commandant Hugueny
CS 62127
52905 CHAUMONT CEDEX 9
*** Les candidatures n'ayant pas CV et LETTRE DE MOTIVATION ne seront pas étudiées***
- Chaumont - 52
- CDI
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