Gestionnaire Marches de Travaux Exploitation H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif La Direction des achats et des approvisionnements est organisée autour de 4 domaines spécialisés :
Les travaux (investissements/exploitation)
La Pharmacie (médicaments et dispositifs médicaux)
La Production de soins : biomédical, biologie, produits de santé non pharmaceutiques
Les achats généraux et nouvelles technologies de l'information et de la communication
Elle veille à la professionnalisation constante de 3 métiers majeurs :
Les acheteurs : en charge de la performance économique des projets d'achats menés avec les clients internes (pôles médicotechniques, directions fonctionnelles, etc.) et les établissements parties du GHT.
Les approvisionneurs / gestionnaires des marchés : investis de la bonne exécution des marchés, de la sécurisation des approvisionnements et du pilotage de la relation fournisseur.
Les juristes : garants de la sécurité juridique des procédures par le respect des processus internes. Cette équipe contrôle l'intégralité des marchés du CHUM et du GHT.
Les missions de la Direction des achats et des approvisionnements :
Responsabilité des achats du CHUM (et du GHT depuis le premier janvier 2018).
Définit la politique achats du GHT et applique la stratégie d'achats de l'établissement.
Garantit la sécurité juridique des marchés du GHT.
Responsabilité de la planification des marchés du GHT et de leur formalisation en conformité avec les règles de la commande publique.
En charge de la sécurité des approvisionnements du CHU (hors pharmacie) et veille à anticiper tout risque de rupture sur les produits dont il a la charge.
Gestion des contentieux.
Coordonnateur de la filière transport UniHA
L'équipe Gestion des Marchés de Travaux est composée de 7 collaborateurs et un responsable.
L'équipe participe à la sécurisation et à la gestion des marchés de travaux et prestations intellectuelles, à l'approvisionnement d'énergies (eau, électricité, gaz, fioul et chaleur) pour l'ensemble des services du CHUM et contribue à la maintenance des bâtiments et des installations techniques ainsi qu'au suivi des opérations d'investissement.
Les collaborateurs sont directement rattachés au Responsable de secteur qui répond à la Directrice des Achats et des Approvisionnements.
DEFINITION DU POSTE
Le Gestionnaire de marchés travaux exploitation assure le suivi et la gestion des marchés de travaux, fournitures, services et prestations intellectuelles, pour l'ensemble des opérations de maintenance, entretien et réparations des bâtiments et installations techniques, ainsi que les marchés de vérifications périodiques réglementaires.
Il assure également le suivi hors nomenclature des loyers et charges immobilières, impôts et taxes.
Principales missions :
- Assurer le suivi administratif des marchés notifiés par les acheteurs :
o Rédaction des modifications de marchés ;
o Prolongations de délais ;
o Déclarations de sous-traitance ;
o Certificats administratifs ;
o Révision de prix ;
- Assurer le suivi financier des marchés :
o Engagement des marchés de maintenance pour la partie forfaitaire ;
o Gestion et suivi des planning d'exécution ;
o Contrôle des devis (travaux et honoraires de prestations intellectuelles) ;
o Passation des commandes concernant le hors forfait ;
o Vérification de l'attestation de service fait ;
o Liquidation des factures dans PRODIGE ou dans MAGH2 ;
o Paiement des sous-traitants ;
o Versement et remboursement des avances forfaitaires ;
o Suivi des réalisations budgétaires... ;
- Gérer les litiges (application de pénalités), suivre les contentieux ;
- Rédiger des courriers ;
- Mettre à jour les tableaux de bord ;
- Développer une relation de qualité avec les fournisseurs ;
- Assure le classement et l'archivage des marchés et factures.
- Remonter les performances ou difficultés rencontrées à destination de son responsable ;
- Se tenir informée des dispositions législatives et réglementaires spécifiques aux marchés de travaux publics, de fournitures et services et de prestations intellectuelles.
Il participe :
- Aux réunions régulières animées par le responsable de secteur d'approvisionnements : suivi des indicateurs de performance, proposition de correction...
- À des échanges réguliers avec les acheteurs du secteur travaux et partage les bonnes pratiques dans un souci de cohérence globale de l'achat et de l'approvisionnement
- Aux réunions mensuelles des marches de maintenance dont il a la charge