Assistant Direction et Charge des Instances . Direction Recherche et Innovationd.R.I. H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Grade Grille de référence A.D.C.H. (catégorie B)
Pourcentage d'activité 100%
DÉFINITION :
En lien direct et quotidien avec le Directeur et son Adjointe, l'assistant(e) de direction et chargé (e) des instances assure la coordination et la réalisation des missions du secrétariat de direction (composé de 2 personnes), ainsi que la préparation et le suivi des différentes instances de la Recherche et de l'Innovation du CHU. L'assistant(e) de direction de la DRI est associé étroitement à l'ensemble du fonctionnement de la DRI, que ce soit concernant le pilotage des activités de recherche et d'innovation (réunions, rendez-vous, événements) ou au travers des relations avec nos partenaires (Université, organismes de recherche).
Horaires : 8h 17h Repos : samedi-dimanche
LIEU D'EXERCICE :
Direction de la Recherche et de l'Innovation (DRI)
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Secrétariat de direction :
- Gérer l'agenda du directeur et adjoint au directeur
- Organiser des réunions en interne et en externe avec des interlocuteurs variés : médecins, directeurs, chercheurs, partenaires, cadres, entreprises
- Gérer la boite mail du secrétariat de la DRI
- Gérer le courrier
- Assurer le suivi du flux des parapheurs (physique ou signature électronique via un logiciel dédié)
- Participer à la conception de supports de présentation
- Rédiger des notes de synthèse
- Gestion et suivi des instances
- Elaborer le calendrier annuel des réunions des différentes instances et organisation des réunions (envoi des invitations, réservation des salles)
- Assurer le suivi et la mise à jour des ODJ, des actions à mener et des délais
- Préparer les dossiers présentés en instance
- Participer aux réunions des instances et rédiger des comptes rendus et/ou relevés de décisions
- Participer à la communication autour des instances : suivi et transmission des informations concernant les instances
- Gérer les boites mails dédiées aux instances : DRCI, CRBSP
- Gérer le courrier pour le Président du CRBSP et de la DRCI et toutes autres instances désignées
- Mettre à jour les règlements intérieurs des instances
- Veiller sur l'actualité de la recherche et de l'innovation pour les instances de la Recherche et Innovation
- Assurer le suivi des mandats et des renouvellements des mandats
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et externes) :
- Directeur de la Recherche et de l'Innovation
- Direction Générale du CHU/secrétariat DG
- Président CRBSP
- Président DRCI
- Médecins et chercheurs du CHU
- Autres directions du CHU/secrétariat des directions
- Université - EPST (Inserm, CNRS)
- Responsables de secteur DRI et Responsables d'équipe
LIAISON HIÉRARCHIQUE :
- Directeur de la Recherche et Innovation
- Adjointe au Directeur
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
- Catégorie B
- ADCH