Secretaire Gestionnaire Archives H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Letapos;EPDA de la Corrèze recherche un agent en charge du secrétariat de direction, de letapos;accueil et de la gestion des archives.

Etablissement médico-social situé à Servières le Château (19220) (45 kms de Tulle, 50 kms de Saint Céré et 55 kms detapos;Aurillac).
Il est composé :
- Detapos;une MAS de 104 places dont une place detapos;accueil temporaire,
- Detapos;un Foyer de Vie de 28 places dont une place detapos;accueil temporaire et une place detapos;accueil de jour.
Projets :
- Reconstruction de la MAS (projet architectural, évolution de letapos;offre detapos;accueil),
- Accompagnement du polyhandicap,
- Accompagnement des troubles du spectre autistique.

Profil recherché :
- Expérience de secrétaire exigée,
- Expérience en gestion des archives souhaitée.

Missions de letapos;agent detapos;accueil et secrétaire :
- Accueillir des personnes (résidents, usagers, familles, etc.)
- Gérer des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) :
- Organiser des réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Préparer les réunions des instances (envoie les convocations, prépare les documents)
- Assurer le secrétariat des instances
- Prendre des notes, frappe et mise en forme des documents
- Prendre des rendez-vous / gérer des agendas dont celui de le Direction
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Gestion administrative relative au domaine detapos;activité

Missions du gestionnaire des archives :
Gestion des archives de letapos;établissement : identification, classement, élimination, transfert vers les archives départementales.

Savoirs faire et savoirs être attendus :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et detapos;archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie detapos;Information et de Communication (TIC)
- Etre assidu au travail,
- Etre ponctuel ou en référer,
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
- Faire preuve de cohésion et de concertation,
- Respecter la hiérarchie.

Organisation :
- Poste temps plein à compter du 01/04/2025.
- Base de 35h / semaine
- Participation aux astreintes administratives rémunérées.
- CDD de 6 mois renouvelable pouvant évoluer en CDI à terme.
Pour tout renseignement complémentaire, contacter Madame Mélanie PRIVAL, responsable des ressources humaines au **.**.**.**.**