Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Courtois Sondages
Diémoz - 38 CDD- 1 805 - 2 300 € / mois
- 🕑 6 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Détail du poste
MISSIONS :
Chaque jour :
- Faire un point sur la veille et sur la journée avec Philippe Courtois
- Trier les 2 boîtes mails + répondre + classer
- Gestion du planning
- Traitement des résultats à scanner à envoyer au service dépouillement à envoyer au client + suivi sur le planning
- Traitement des factures + envoi + suivi du planning
- Gestion des règlements bancaires, suivi du tableau de trésorerie
- Suivi des relances
- Rangement des dossiers
- Impression des factures fournisseurs en 3 exemplaires (1 pour la comptabilité + 1 copie pour le règlement + 1 en PDF dans le dossier) :
Faire dans la semaine ou le mois :
- Mettre à jour le planning dans la salle, tous les jeudi après-midi ou vendredi matin.
- Mettre à jour le tableau des véhicules avec suivi.
- Faire + envoi des éléments de paie (autour du 25 du mois, environ une semaine avant le dernier jour du mois), vérifier les déplacements, CP, maladie...
- Saisir uniquement pour Courtois Sondages les CP sur la CNETP si besoin (le jour de l'envoi des éléments de salaire aux RH).
- M'envoyer les fiches de paie (pour que les virements soient faits soit avant le dernier jour, soit le dernier jour du mois). En retour, j'enverrai en PDF la justification de l'exécution du virement qu'il faudra agrafer au document concerné.
- Mettre les fiches de paie sous pli + les donner.
- Faire les factures SCI + CS à BBC.
- Classeur de fin de mois.
- Faire le chèque aux fournisseurs (bien regarder la trésorerie sur la banque) + les faire signer + les mettre sur le tableau + inscrire sur la copie le numéro du chèque, la date et, si besoin, le montant + préparer l'enveloppe + justifier les timbres utilisés.
- Compta BBC + CS (AVANT LE 19 DU MOIS) + mettre le numéro de la compta sur le tableau + classement.
- Saisir les relevés des cartes.
- Vérifier le solde du compte pour vérifier qu'il correspond au compte 512 compta.
- Lettrage.
- Classer les saisies des comptes d'attente.
- Envoi des RH aux boîtes d'intérim.
- Mettre à jour le tableau du parc auto (suivi contrôle technique)
- Mettre les dossiers chantier (souvent pour Sage) dans la salle quelques jours avant le jour du chantier (le dossier comprend : les instructions, l'adresse, la quantité et la profondeur du sondage, si besoin de panneaux, de feux., le plan d'implantation, toutes les DICT, le nom et le numéro du contact sur place).
A voir :
- Extrabat (Sage)
- Quadra
- Dict
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 6 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Travaux de terrassement courants et travaux préparatoires
- Diémoz - 38
- CDD
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